Hoe Engelse grammatica te gebruiken voor schrijfinstructies
Share
In zakelijk schrijven, technisch schrijven en andere vormen van compositie, instructies zijn geschreven of gesproken aanwijzingen voor het uitvoeren van een procedure of het uitvoeren van een taak. Het wordt ook wel genoemd leerzaam schrijven.
Stapsgewijze instructies gebruiken meestal het gezichtspunt van de tweede persoon (jij, jouw, de jouwe). Instructies worden meestal overgebracht in de actieve stem en de gebiedende wijs: spreek uw publiek rechtstreeks aan.
Instructies worden vaak geschreven in de vorm van een genummerde lijst, zodat gebruikers de volgorde van de taken duidelijk kunnen herkennen.
Effectieve instructies bevatten meestal visuele elementen (zoals afbeeldingen, diagrammen en stroomdiagrammen) die de tekst illustreren en verduidelijken. Instructies bedoeld voor een internationaal publiek kunnen vertrouwen geheel op afbeeldingen en bekende symbolen. (Deze worden genoemd woordeloze instructies.)
Observaties en voorbeelden
"Goede instructies zijn ondubbelzinnig, begrijpelijk, volledig, consistent en efficiënt." (John M. Penrose, et al., Bedrijfscommunicatie voor managers: een geavanceerde aanpak, 5e ed. Thomson, 2004)
De lichtere kant van instructies: Handboek voor recent overleden
Juno: Oké, heb je de handleiding bestudeerd??
Adam: Nou, we hebben het geprobeerd.
Juno: Het tussentijdse interface-hoofdstuk over rondspoken zegt het allemaal. Haal ze er zelf uit. Het is jouw huis. Spookhuizen zijn niet gemakkelijk te vinden.
Barbara: Nou, we snappen het niet helemaal.
Juno: Ik vernam. Scheurde je gezicht af. Het is duidelijk niet goed om je hoofd eraf te trekken voor mensen als ze je niet kunnen zien.
Adam: We moeten dan eenvoudiger beginnen?
Juno: Begin eenvoudig, doe wat je weet, gebruik je talenten, oefen. Je had die lessen vanaf de eerste dag moeten bestuderen. (Sylvia Sidney, Alec Baldwin en Geena Davis in Beetlejuice, 1988)
Basis kenmerken
"Instructies hebben de neiging om een consistent stap-voor-stap patroon te volgen, of u nu beschrijft hoe koffie te maken of hoe een automotor te monteren. Hier zijn de basiskenmerken van instructies:
- Specifieke en precieze titel
- Introductie met achtergrondinformatie
- Lijst met vereiste onderdelen, gereedschappen en voorwaarden
- Achtereenvolgens geordende stappen
- grafiek
- Veiligheidsinformatie
- Conclusie die aangeeft dat de taak is voltooid
Achtereenvolgens geordende stappen vormen het middelpunt van een reeks instructies en nemen doorgaans veel van de ruimte in het document in beslag. "
(Richard Johnson-Sheehan, Technische communicatie vandaag. Pearson, 2005)
Checklist voor schrijfinstructies
- Gebruik korte zinnen en korte alinea's.
- Plaats uw punten in logische volgorde.
- Maak uw uitspraken specifiek.
- Gebruik de gebiedende wijs.
- Zet het belangrijkste item in elke zin aan het begin.
- Zeg één ding in elke zin.
- Kies je woorden zorgvuldig, vermijd jargon en technische termen als je kunt.
- Geef een voorbeeld of een analogie, als u denkt dat een uitspraak een lezer kan puzzelen.
- Controleer uw voltooide concept voor logica van presentatie.
- Laat geen stappen weg en neem geen snelkoppelingen.
(Aangepast van Met precisie schrijven door Jefferson D. Bates. Penguin, 2000)
Handige tips
"Instructies kunnen vrijstaande documenten zijn of deel uitmaken van een ander document. In beide gevallen is de meest voorkomende fout om ze te ingewikkeld te maken voor het publiek. Overweeg zorgvuldig het technische niveau van uw lezers. Gebruik witruimte, afbeeldingen en andere ontwerpelementen om de instructies aantrekkelijk te maken. Het belangrijkste is dat u verwijzingen naar Let op, Waarschuwing en Gevaar opneemt voordat de stappen waarop ze van toepassing zijn. "
(William Sanborn Pfeiffer, Pocketgids voor technische communicatie, 4e ed. Pearson, 2007)
Testinstructies
Nodig een of meer personen uit om uw aanwijzingen te volgen om de nauwkeurigheid en duidelijkheid van een reeks instructies te evalueren. Observeer hun voortgang om te bepalen of alle stappen binnen een redelijke tijd correct zijn voltooid. Nadat de procedure is voltooid, vraagt u deze testgroep om eventuele problemen te melden en aanbevelingen te doen voor het verbeteren van de instructies.
