Hoe uw genealogische bestanden te organiseren

Stapels kopieën van oude archieven, afdrukken van genealogiewebsites en brieven van collega-genealogische onderzoekers zitten in stapels op het bureau, in dozen en zelfs op de vloer. Sommige worden zelfs vermengd met rekeningen en schoolkranten van uw kinderen. Uw papieren zijn misschien niet volledig ongeorganiseerd - als u om iets specifieks wordt gevraagd, kunt u het waarschijnlijk vinden, maar het is absoluut geen archiefsysteem dat u als efficiënt zou beschrijven.

Geloof het of niet, de oplossing is zo eenvoudig als het vinden van een organisatiesysteem dat past bij uw behoeften en onderzoeksgewoonten en het vervolgens laten werken. Het is misschien niet zo eenvoudig als het klinkt, maar wel is uitvoerbaar en zal uiteindelijk helpen om te voorkomen dat u uw wielen laat draaien en onderzoek dupliceert.

Welk archiveringssysteem het beste is

Vraag een groep genealogen hoe ze hun bestanden organiseren, en u krijgt waarschijnlijk net zoveel verschillende antwoorden als genealogen. Er zijn een aantal populaire genealogische organisatiesystemen, waaronder mappen, notebooks, bestanden, enz., Maar er is echt geen enkel systeem dat "best" of "correct" is. We denken en gedragen ons allemaal anders, dus uiteindelijk is de belangrijkste overweging bij het opzetten van uw archiveringssysteem dat het moet passen bij uw persoonlijke stijl. Het beste organisatiesysteem is altijd degene die u zult gebruiken.

Het papieren monster temmen

Naarmate uw genealogieproject vordert, zult u merken dat u voor elk individu dat u onderzoekt, papieren documenten moet indienen - geboortegegevens, volkstellingen, testamenten, testamenten, correspondentie met collega-onderzoekers, afdrukken van websites, enz. De truc is om een archiveringssysteem te ontwikkelen waarmee u op elk gewenst moment eenvoudig een vinger op deze documenten kunt leggen.

Veelgebruikte genealogische archiveringssystemen zijn onder meer:

Bij achternaam: Alle papieren voor een individuele achternaam worden samen ingediend.
Op koppel of gezin: Alle papieren met betrekking tot een man en vrouw of familie-eenheid worden samen ingediend.
Op gezinslijn: Alle papieren die betrekking hebben op een specifieke gezinslijn worden samen ingediend. Veel genealogen beginnen met vier van dergelijke voorouderlijke lijnen - een voor elk van hun grootouders.
Per evenement: Alle artikelen met betrekking tot een specifiek type gebeurtenis (d.w.z. geboorte, huwelijk, volkstelling, enz.) Worden samen ingediend.

Beginnend met een van de vier hierboven genoemde systemen, kunt u uw papieren vervolgens verder indelen in de volgende categorieën:

Op locatie: Documenten worden eerst gegroepeerd op een van de vier hierboven genoemde genealogische archiveringssystemen en vervolgens verder uitgesplitst per land, staat, provincie of stad om de migratie van uw voorouder weer te geven. Als u bijvoorbeeld de achternaammethode kiest, groepeert u eerst alle CRISP-voorouders en splitst u vervolgens de stapels op in de Engelse CRISP's, de North Carolina CRISP's en de Tennessee CRISP's.
Op recordtype: Papers worden eerst gegroepeerd op een van de vier hierboven genoemde genealogische archiveringssystemen en vervolgens verder uitgesplitst per recordtype (d.w.z. geboortegegevens, volkstellingen, testamenten, enz.).

Binders, mappen, notebooks of computer

De eerste stap om een organisatiesysteem te starten, is om te beslissen over de fysieke basisvorm voor uw archivering (stapels tellen niet!) - bestandsmappen, notitieboekjes, mappen of computerschijven.

Archiefkast en bestandsmappen: Bestandsmappen, waarschijnlijk de meest populaire organisatorische tool voor genealogen, zijn goedkoop, zeer draagbaar en bevatten gemakkelijk papieren in verschillende vormen en maten. Wanneer ze worden neergezet, kunnen bestandsmappen echter nogal een puinhoop worden - met papieren die buiten de orde worden gegooid en mogelijk misplaatst. Bestandsmappen maken het gemakkelijk om documenten te raadplegen, maar je moet er goed voor zorgen dat het papier terug wordt geplaatst waar het vandaan komt. Als u eenmaal veel papier hebt gegenereerd, is het bestandsmapsysteem echter het meest flexibel en uitbreidbaar.
Mappen: Als u iemand bent die dingen graag op één plek bij elkaar houdt, is het organiseren van uw afgedrukte genealogiegegevens in mappen misschien een goede optie voor u. Deze methode standaardiseert uw genealogische records in een papierformaat van normaal formaat. Documenten die u niet met drie gaten wilt perforeren, kunnen worden toegevoegd in polypropyleen hoezen. Binders zijn draagbaar en vereisen geen archiefkast. Als u echter veel genealogisch onderzoek doet, zult u merken dat bindmiddelen uiteindelijk te omslachtig worden.
Computerschijven, cd's en dvd's: Het transcriberen of scannen van genealogische documenten naar de computer kan behoorlijk wat ruimte besparen, en geautomatiseerde organisatiesystemen kunnen vervelende taken zoals sorteren en kruisverwijzingen aanzienlijk versnellen. De kwaliteit van de CD-ROM is ook sterk verbeterd, zogenaamd voor onbepaalde tijd onder de juiste opslagomstandigheden. Maar zullen uw nakomelingen over 100 of meer jaar een computer hebben die ze kan lezen? Als u ervoor kiest uw computer te gebruiken als uw primaire organisatiesysteem, overweeg dan ook om kopieën of afdrukken van belangrijke documenten te maken en te bewaren.

Zodra u begint met het organiseren van uw genealogische rommel, zult u waarschijnlijk merken dat een combinatie van opslagmethoden het beste werkt. Sommige mensen gebruiken bijvoorbeeld bindmiddelen om 'bewezen' familie- en bestandsmappen te organiseren voor divers onderzoek naar onbewezen verbindingen, buurt- of plaatsonderzoek en correspondentie. Het is belangrijk om te onthouden dat organisatie een werk in uitvoering is en altijd zal blijven.

Uw genealogie organiseren met behulp van bestandsmappen

Om bestandsmappen in te stellen en te gebruiken om uw genealogische records te organiseren, hebt u de volgende basisbenodigdheden nodig:

Een archiefkast of archiefdozen met deksels. De dozen moeten sterk zijn, bij voorkeur plastic, met horizontale binnenribben of groeven voor hangmappen van Letter-formaat.
Gekleurde hangende bestandsmappen in Letter-formaat in blauw, groen, rood en geel. Zoek naar degenen met grote tabbladen. Je kunt hier ook een beetje geld besparen door in plaats daarvan standaard groene hangende bestandsmappen te kopen en gekleurde labels te gebruiken voor de kleurcodering.
Manilla-mappen. Deze moeten iets kleinere tabbladen hebben dan de hangende bestandsmappen en moeten versterkte toppen hebben die lang meegaan.
pennen. Gebruik voor de beste resultaten een pen met een ultrafijne punt, viltstift en zwarte, permanente, zuurvrije inkt.
markeerstiften. Koop markeerstiften in lichtblauw, lichtgroen, geel en roze (gebruik geen rood omdat het te donker is). Kleurpotloden werken ook.
Labels voor bestandsmappen. Deze etiketten moeten blauwe, groene, rode en gele stroken aan de bovenkant hebben en permanente lijm op de achterkant.

Nadat u uw benodigdheden hebt samengesteld, is het tijd om aan de slag te gaan met de bestandsmappen. Gebruik verschillende gekleurde bestandsmappen voor de lijnen van elk van uw vier grootouders - met andere woorden, alle mappen die zijn gemaakt voor de voorouders van één grootouder, worden gemarkeerd met dezelfde kleur. De kleuren die u selecteert, zijn aan u, maar de volgende kleurkeuzes zijn de meest voorkomende:

BLAUW - voorouders van je grootvader van vaderszijde (vader van vader)
GREEN - voorouders van je grootmoeder van vaderszijde (moeders vader)
ROOD - voorouders van je grootvader van moeders kant (moeders vader)
GEEL - voorouders van je grootmoeder van moeders kant (moeders moeder)

Maak met behulp van de kleuren zoals hierboven beschreven een aparte map voor elke achternaam, schrijf namen op het hangende bestandstablet met de zwarte permanente marker (of druk inserts af op uw printer). Hang vervolgens de bestanden in alfabetische volgorde in uw archiefdoos of kast op kleur (d.w.z. zet de blues alfabetisch in de ene groep, de groenen in een andere groep, enz.).

Als u nieuw bent in genealogisch onderzoek, is dit misschien alles wat u hoeft te doen. Als u veel notities en fotokopieën hebt verzameld, is het nu tijd om het onder te verdelen. Hier moet u kiezen hoe u uw bestanden wilt organiseren. De twee meest populaire methoden zoals besproken op pagina 1 van dit artikel zijn:

door Achternaam (verder uitgesplitst naar behoefte per locatie en / of recordtype)
door Paar of familiegroep

De basisinstructies voor archiveren zijn voor elk hetzelfde, het verschil zit vooral in de manier waarop ze zijn georganiseerd. Als u nog niet zeker weet welke methode voor u het beste werkt, probeer dan de achternaammethode voor één achternaam en de familiegroepmethode voor één of twee families. Kijk welke het beste bij u past, of ontwikkel uw eigen combinatie van beide.

Family Group-methode

Maak een familiegroepblad voor elk echtpaar dat op uw stamboomlijst staat. Stel vervolgens manilla-mappen in voor elk van de families door een gekleurd label op het tabblad van de bestandsmap te plaatsen. Zorg dat de labelkleur overeenkomt met de kleur van de juiste gezinslijn. Schrijf op elk etiket de namen van het paar (met de meisjesnaam voor de vrouw) en de nummers uit uw stamboom (de meeste stamboomlijsten gebruiken het ahnentafel-nummeringssysteem). Voorbeeld: James OWENS en Mary CRISP, 4/5. Plaats vervolgens deze Manilla-familiemappen in de hangmappen voor de juiste achternaam en kleur, gerangschikt in alfabetische volgorde op voornaam van de echtgenoot of in numerieke volgorde op basis van de nummers in uw stamboom.

Bevestig voor elke Manilla-map het familiegroepsrecord van de familie om als inhoudsopgave te dienen. Als er meer dan één huwelijk was, maak dan voor elk huwelijk een aparte map met een familiegroep. Elke familiemap moet alle documenten en aantekeningen uit de tijd van het huwelijk van een paar bevatten. Documenten die betrekking hebben op gebeurtenissen voorafgaand aan hun huwelijk moeten worden opgeslagen in de mappen van hun ouders, zoals geboorteakten en familietellingen.

Achternaam en recordtype Methode

Sorteer eerst uw bestanden op achternaam en maak vervolgens manilla-mappen voor elk van de recordtypen waarvoor u papierwerk hebt door een gekleurd label op het tabblad van de bestandsmap te plaatsen, waarbij de labelkleur overeenkomt met de achternaam. Schrijf op elk label de naam van de achternaam, gevolgd door het recordtype. Voorbeeld: CRISP: Census, CRISP: Land Records. Plaats vervolgens deze Manilla-familiemappen in de hangmappen voor de juiste achternaam en kleur, gerangschikt in alfabetische volgorde op type record.

Maak en voeg aan de voorkant van elke map Manilla een inhoudsopgave toe die de inhoud van de map indexeert. Voeg vervolgens alle documenten en notities toe die overeenkomen met de achternaam en het type record.

Geesteswetenschappen