De website van een school maakt een belangrijke eerste indruk

Voordat een ouder of student fysiek een voet in een schoolgebouw zet, is er een mogelijkheid voor een virtueel bezoek. Dat virtuele bezoek vindt plaats via de website van een school en de informatie die op deze website beschikbaar is, maakt een belangrijke eerste indruk.

Die eerste indruk is een gelegenheid om de beste kwaliteiten van de school te benadrukken en te laten zien hoe gastvrij de schoolgemeenschap is voor alle belanghebbenden - ouders, studenten, opvoeders en leden van de gemeenschap. Zodra deze positieve indruk is gemaakt, kan de website een breed scala aan informatie bieden, van het plaatsen van een examenrooster tot het aankondigen van een vroegtijdig ontslag wegens slecht weer. De website kan ook effectief de visie en missie van de school, de kwaliteiten en het aanbod communiceren aan elk van deze stakeholders. In feite presenteert de schoolwebsite de persoonlijkheid van de school.

Wat gaat er op de website

De meeste schoolwebsites hebben de volgende basisinformatie:

• Kalenders voor schoolactiviteiten, schoolroosters en busroosters; 
• Beleidsverklaringen (bijv. Dresscode, internetgebruik, aanwezigheid);
• Schoolnieuws over individuele studentprestaties of groepsprestaties;
• Informatie over de leeractiviteiten op school, inclusief academische vereisten, cursusbeschrijvingen en voorbereidend cursuswerk;
• Informatie over buitenschoolse activiteiten op school (bijv. Clubs en sportprogramma's);
• Links naar webpagina's van docenten en ook contactgegevens van medewerkers en faculteiten;

Sommige websites bieden mogelijk ook aanvullende informatie, waaronder:

• Links naar organisaties of websites buiten de school die het academische programma van de school ondersteunen (bijvoorbeeld: College Board-Khan Academy)
• Links naar software die studentgegevens bevat (Naviance, Powerschool, Google Classroom)
• Links naar formulieren (ex: toestemmingsbriefjes, cursusregistratie, afstandsverklaringen, transcriptverzoeken, gratis en beperkte lunch) die de kostbare reproductie van papieren exemplaren kunnen verminderen;
• Board of Education-middelen zoals contactgegevens voor bestuursleden, notulen van vergaderingen, agenda's en vergaderschema's;
• Districtsbeleid, zoals beleid inzake gegevensprivacy;
• Foto's van studenten en faculteit;
• Een forum of discussiepagina voor leraren, beheerders, studenten en ouders om informatie uit te wisselen, zoals nieuws en agenda's van evenementen;
• Links naar sociale media-accounts op school (Facebook, Twitter, enz.).

Informatie die op de schoolwebsite wordt geplaatst, is 24 uur per dag, 7 dagen per week, 365 dagen per jaar beschikbaar. Daarom moet alle informatie op de schoolwebsite actueel en nauwkeurig zijn. Gedateerd materiaal moet worden verwijderd of gearchiveerd. Realtime informatie geeft belanghebbenden vertrouwen in de geposte informatie. Actuele informatie is met name belangrijk voor websites van leerkrachten die opdrachten of huiswerk weergeven voor leerlingen en ouders.

Wie heeft de verantwoordelijkheid voor de website van de school?

Elke schoolwebsite moet een betrouwbare informatiebron zijn die duidelijk en nauwkeurig wordt gecommuniceerd. Die taak wordt meestal toegewezen aan de informatietechnologie of IT-afdeling van een school. Deze afdeling is vaak georganiseerd op districtsniveau, waarbij elke school een webmaster heeft voor de schoolwebsite.

Er zijn een aantal bedrijven voor het ontwerpen van websites voor scholen die het basisplatform kunnen bieden en de site kunnen aanpassen aan de behoefte van een school. Sommige hiervan zijn Finalsite, BlueFountainMedia, BigDrop en SchoolMessenger. Ontwerpbedrijven bieden over het algemeen de initiële training en ondersteuning voor het onderhoud van de schoolwebsite.

Wanneer een IT-afdeling niet beschikbaar is, vragen sommige scholen een faculteit of personeelslid dat bijzonder technisch onderlegd is of die op hun afdeling informatica werkt, om hun websites voor hen bij te werken. Helaas is het bouwen en onderhouden van een website een grote taak die enkele uren per week kan duren. In dergelijke gevallen kan een meer op samenwerking gebaseerde benadering van het toewijzen van verantwoordelijkheid voor delen van de website beter beheersbaar zijn.

Een andere benadering is om de website te gebruiken als onderdeel van het schoolcurriculum waarbij studenten de opdracht krijgen delen van de website te ontwikkelen en te onderhouden. Deze innovatieve aanpak komt zowel de studenten ten goede die leren samenwerken in een authentiek en lopend project, als docenten die meer vertrouwd raken met de betrokken technologieën.

Ongeacht het proces voor het onderhouden van de schoolwebsite, de uiteindelijke verantwoordelijkheid voor alle inhoud moet bij één districtbeheerder liggen. 

Navigeren op de schoolwebsite

Misschien wel de belangrijkste overweging bij het ontwerpen van de schoolwebsite is de navigatie. Het navigatieontwerp van een schoolwebsite is met name belangrijk vanwege het aantal en de verscheidenheid aan pagina's die kunnen worden aangeboden aan gebruikers van alle leeftijden, inclusief degenen die mogelijk niet volledig bekend zijn met websites.

Goede navigatie op een schoolwebsite moet een navigatiebalk, duidelijk gedefinieerde tabbladen of labels bevatten die de pagina's van de website duidelijk onderscheiden. Ouders, opvoeders, studenten en leden van de gemeenschap moeten over de hele website kunnen reizen, ongeacht het vaardigheidsniveau met websites. 

Bijzondere aandacht moet worden besteed aan het aanmoedigen van ouders om de schoolwebsite te gebruiken. Die aanmoediging kan training of demonstraties voor ouders tijdens schoolopen dagen of ouder-leraarbijeenkomst omvatten. Scholen kunnen zelfs technologietraining aanbieden voor ouders na schooltijd of op speciale avondavonden.