Wat is bureaucratie en is het goed of slecht?

Bureaucratie is elke organisatie die bestaat uit meerdere afdelingen, elk met beleids- en beslissingsbevoegdheid. Bureaucratie is overal om ons heen, van overheidsinstanties tot kantoren tot scholen, dus het is belangrijk om te weten hoe bureaucratieën werken, hoe echte bureaucratieën eruit zien en de voor- en nadelen van bureaucratie.

Essentiële kenmerken van een bureaucratie

• Complexe administratieve hiërarchie op meerdere niveaus
• Afdelingsspecialisatie
• Strikte bevoegdheidsverdeling
• Standaard set formele regels of operationele procedures

Bureaucratie Definitie

Een bureaucratie is een organisatie, publiek of particulier eigendom, bestaande uit verschillende beleidsafdelingen of eenheden. Mensen die in bureaucratieën werken, worden informeel bureaucraten genoemd.

Hoewel de hiërarchische administratieve structuur van veel regeringen misschien het meest voorkomende voorbeeld van een bureaucratie is, kan de term ook de administratieve structuur beschrijven van bedrijven in de particuliere sector of andere niet-gouvernementele organisaties, zoals hogescholen en ziekenhuizen.

Voorbeelden van bureaucratie

Voorbeelden van bureaucratieën zijn overal te vinden. Staatsafdelingen van motorvoertuigen, organisaties voor gezondheidsonderhoud (HMO's), financiële leningsorganisaties zoals sparen en leningen, en verzekeringsmaatschappijen zijn allemaal bureaucratieën waar veel mensen regelmatig mee te maken hebben. 

In de federale bureaucratie van de Amerikaanse overheid creëren aangestelde bureaucraten regels en voorschriften die nodig zijn om de wetten en beleidsmaatregelen van de gekozen functionarissen efficiënt en consistent te implementeren en te handhaven. Alle ongeveer 2.000 federale overheidsinstanties, divisies, afdelingen en commissies zijn voorbeelden van bureaucratieën. De meest zichtbare van die bureaucratieën zijn de Social Security Administration, de Internal Revenue Service en de Veterans Benefits Administration.

Voors en tegens

In een ideale bureaucratie zijn de principes en processen gebaseerd op rationele, duidelijk begrepen regels en worden ze toegepast op een manier die nooit wordt beïnvloed door interpersoonlijke relaties of politieke allianties.

In de praktijk halen bureaucratieën dit ideaal echter vaak niet. Het is dus belangrijk om rekening te houden met de voor- en nadelen van bureaucratie in de echte wereld.

De hiërarchische structuur van de bureaucratie zorgt ervoor dat de bureaucraten die de regels en voorschriften beheren, duidelijk omschreven taken hebben. Met deze duidelijke "commandostructuur" kan het management de prestaties van de organisatie nauwlettend volgen en problemen effectief oplossen wanneer deze zich voordoen.

Het onpersoonlijke karakter van bureaucratie wordt vaak bekritiseerd, maar deze "kilte" is van nature. Door regels en beleid strikt en consequent toe te passen, wordt de kans kleiner dat sommige mensen gunstiger worden behandeld dan anderen. Door onpersoonlijk te blijven, kan de bureaucratie helpen ervoor te zorgen dat alle mensen eerlijk worden behandeld, zonder dat vriendschappen of politieke voorkeuren de bureaucraten beïnvloeden die de beslissingen nemen.

Bureaucratieën hebben de neiging om werknemers met gespecialiseerde educatieve achtergronden en expertise te vragen met betrekking tot de agentschappen of afdelingen waaraan ze zijn toegewezen. Samen met voortdurende training helpt deze expertise ervoor te zorgen dat de bureaucraten hun taken consistent en effectief kunnen uitvoeren. Voorstanders van bureaucratie beweren bovendien dat bureaucraten doorgaans een hoger opleidingsniveau en een grotere persoonlijke verantwoordelijkheid hebben in vergelijking met niet-bureaucraten.

Hoewel overheidsbureaucraten niet het beleid en de regels maken die ze implementeren, spelen ze niettemin een integrale rol in het regelgevingsproces door essentiële gegevens, feedback en informatie te verstrekken aan de gekozen wetgevers.

Vanwege hun rigide regels en procedures reageren bureaucratieën vaak traag op onverwachte situaties en passen ze zich traag aan aan veranderende sociale omstandigheden. Wanneer gefrustreerde werknemers achterblijven zonder af te wijken van de regels, kunnen ze bovendien defensief en onverschillig worden voor de behoeften van de mensen die ermee omgaan.

De hiërarchische structuur van bureaucratieën kan leiden tot interne 'imperiumvorming'. Afdelingstoezichthouders kunnen onnodige ondergeschikten toevoegen, hetzij door slechte besluitvorming of om hun eigen macht en status op te bouwen. Overtollige en niet-essentiële medewerkers verminderen snel de productiviteit en efficiëntie van de organisatie.

Bij gebrek aan adequaat toezicht zouden bureaucraten met beslissingsbevoegdheid om steekpenningen kunnen vragen en accepteren in ruil voor hun hulp. Vooral bureaucraten op hoog niveau kunnen misbruik maken van de macht van hun posities om hun persoonlijke belangen te bevorderen.

Van bureaucratieën (met name overheidsbureaucratieën) is bekend dat ze veel 'bureaucratie' genereren. Dit verwijst naar langdurige officiële processen waarbij meerdere formulieren of documenten met veel specifieke vereisten moeten worden ingediend. Critici beweren dat deze processen het vermogen van de bureaucratie om een ​​dienst aan het publiek te verlenen, vertragen en tegelijkertijd belastingbetalers geld en tijd kosten.

theorieën

Sinds de opkomst en ondergang van het Romeinse rijk hebben sociologen, humoristen en politici theorieën (zowel ondersteunend als kritisch) ontwikkeld over bureaucratie en bureaucraten.

Beschouwd als de architect van de moderne sociologie, beval de Duitse socioloog Max Weber bureaucratie aan als de beste manier voor grote organisaties om de orde te handhaven en de efficiëntie te maximaliseren. In zijn boek 'Economie en maatschappij' uit 1922 betoogde Weber dat de hiërarchische structuur en consistente processen van de bureaucratie de ideale manier vormden om alle menselijke activiteiten te organiseren. Weber definieerde ook de essentiële kenmerken van moderne bureaucratie als volgt:

• Een hiërarchische bevelsketen waarin de hoogste bureaucraat de ultieme autoriteit heeft.
• Een afzonderlijke taakverdeling waarbij elke werknemer een specifiek werk doet.
• Een duidelijk omschreven en begrepen set van organisatiedoelen.
• Een duidelijk geschreven reeks formele regels, die alle werknemers overeenkomen te volgen.
• Werkprestaties worden beoordeeld op basis van de productiviteit van de werknemers.
• Promotie is gebaseerd op verdiensten.

Weber waarschuwde dat, indien niet goed gecontroleerd, bureaucratie de individuele vrijheid kan bedreigen, waardoor mensen worden opgesloten in een op regels gebaseerde 'ijzeren kooi' van controle.

De wet van Parkinson is het semi-satirische adagium dat al het 'werk wordt uitgebreid om de beschikbare tijd voor de voltooiing ervan te vullen.' Vaak toegepast op de uitbreiding van de bureaucratie van een organisatie, is de 'wet' gebaseerd op de ideale gaswet van de chemie, die stelt dat gas zal uitzetten om het beschikbare volume te vullen.

De Britse humorist Cyril Northcote Parkinson schreef over de wet van Parkinson in 1955, gebaseerd op zijn jarenlange ervaring bij het Britse ambtenarenapparaat. Parkinson beschreef twee factoren die ervoor zorgen dat alle bureaucratieën groeien als "een ambtenaar wil ondergeschikten vermenigvuldigen, niet rivalen" en "ambtenaren werken voor elkaar." Parkinson bood ook de tong-in-wang observatie dat het aantal werknemers in de Britten Ambtenarenzaken nemen met vijf tot zeven procent per jaar toe "ongeacht eventuele verschillen in de hoeveelheid werk (indien aanwezig)."

Vernoemd naar de Canadese opvoeder en zelfbenoemde "hiërarcholoog" Laurence J. Peter, stelt het Peter-principe dat "in een hiërarchie elke werknemer de neiging heeft naar zijn niveau van incompetentie te stijgen."

Volgens dit principe zal een werknemer die bekwaam is in zijn of haar functie worden bevorderd tot een hogere functie die andere vaardigheden en kennis vereist. Als ze bekwaam zijn in de nieuwe baan, worden ze opnieuw gepromoveerd, enzovoort. Op een gegeven moment kan de werknemer echter worden gepromoveerd tot een functie waarvoor hij is gebrek de nodige gespecialiseerde vaardigheden en kennis. Zodra ze hun persoonlijke incompetentieniveau hebben bereikt, wordt de werknemer niet langer bevorderd; in plaats daarvan blijft hij of zij hun incompetentieniveau voor de rest van hun carrière.

Op basis van dit principe stelt Peter's Corollary dat "op termijn elke functie vaak wordt bezet door een medewerker die incompetent is om zijn taken uit te voeren."

Voordat hij president van de Verenigde Staten werd, was Woodrow Wilson professor. In zijn essay 'The Study of Administration' uit 1887 schreef Wilson dat bureaucratie een zuiver professionele omgeving creëerde 'zonder trouw aan vluchtige politiek'. Hij betoogde dat de op regels gebaseerde onpersoonlijkheid van de bureaucratie het het ideale model voor overheidsinstanties maakte en dat de zeer door de aard van het werk van een bureaucraat kunnen bureaucraten geïsoleerd blijven van buitenaf, politiek beïnvloed.

In zijn werk 'Social Theory and Social Structure' uit 1957 bekritiseerde de Amerikaanse socioloog Robert K. Merton eerdere theorieën over bureaucratie. Hij betoogde dat 'getrainde arbeidsongeschiktheid' als gevolg van 'overconformiteit' er uiteindelijk toe leidt dat veel bureaucratieën disfunctioneel worden. Hij redeneerde ook dat bureaucraten eerder geneigd zijn hun eigen belangen en behoeften boven die van de organisatie te stellen. Verder vreesde Merton dat omdat bureaucraten speciale omstandigheden moeten negeren bij het toepassen van regels, ze "arrogant" en "hooghartig" kunnen worden in de omgang met het publiek.

bronnen

Merton, Robert K. "Sociale theorie en sociale structuur." Enlarged Ed Edition, Free Press, 1 augustus 1968.

"Wet van Parkinson." The Economist, 19 november 1955.

"Peter principe." Business Dictionary, WebFinance Inc., 2019.

Weber, Max. "Economie en maatschappij." Deel 1, Guenther Roth (Editor), Claus Wittich (Editor), eerste editie, University of California Press, oktober 2013.

Wilson, Woodrow. "The Study of Administration." Political Science Quarterly, Vol. 2, nr. 2, JSTOR, 29 december 2010.