Definitie en problemen van professionele communicatie

De voorwaarde professionele communicatie verwijst naar de verschillende vormen van spreken, luisteren, schrijven en reageren, zowel op de werkplek als daarbuiten, zowel persoonlijk als elektronisch. Van vergaderingen en presentaties tot memo's en e-mails tot marketingmateriaal en jaarverslagen, in bedrijfscommunicatie is het essentieel om een ​​professionele, formele, civiele toon te nemen om de beste indruk te maken op uw publiek, of het nu uw collega's, supervisors of klanten zijn.

Auteur Anne Eisenberg illustreert het op deze manier: "Wat is goede professionele communicatie? Het is schrijven of spreken dat voor zijn publiek nauwkeurig, volledig en begrijpelijk is - dat de waarheid over de gegevens direct en duidelijk vertelt. Hiervoor is onderzoek nodig, analyse van het publiek, en het beheersen van de drie onderling verbonden elementen van organisatie, taal en ontwerp en illustratie. " ("Goed schrijven voor de technische beroepen." Harper & Row, 1989)

Zelfs als u vertrouwd bent met uw collega's, moet u nog steeds de extra tijd nemen om uw e-mails onder hen professioneel, correct en duidelijk te maken. Als je er te lui of informeel in bent (bijvoorbeeld met grammatica, interpunctie en spelling), kan dat slecht over je nadenken als een bericht toevallig naar hogere niveaus van het bedrijf of naar human resources wordt doorgestuurd. Houd ze altijd hartelijk en herlees voor mogelijke misverstanden voordat u op 'verzenden' drukt.

Social media reflecteert op uw merk

Met een keur aan sociale media die uw (en uw bedrijf) publieke gezicht vertegenwoordigen, is het van cruciaal belang dat de daar gepresenteerde communicatie u goed vertegenwoordigt. 

Auteur Matt Krumrie legt uit: "Voor professionals komt hun merk tot uiting op hun LinkedIn-foto en -profiel. Het komt tot uiting met uw e-mailhandtekening. Het laat op Twitter zien door wat u tweet en via uw profielbeschrijving. Elke vorm van professionele communicatie, of het bedoeld is of niet, weerspiegelt uw persoonlijke merk. Als u een netwerkevenement bijwoont, is uw presentatie hoe mensen u en uw merk ervaren. " ("Kan een personal brand coach mijn carrière helpen?" Star Tribune [Minneapolis], 19 mei 2014)

Vergeet niet dat wat in een e-mail wordt verzonden of op internet wordt geplaatst, erg moeilijk is om volledig te verwijderen, en als het door iemand is opgeslagen (zoals in een doorstuur of retweet), is het mogelijk dat het nooit helemaal weggaat. Laat anderen nakijken wat je van plan bent te posten, niet alleen voor typefouten en feitelijke fouten, maar voor mogelijke culturele ongevoeligheid. Wees zelfs voorzichtig met wat u op uw persoonlijke sites en pagina's plaatst, want deze kunnen u professioneel achtervolgen, vooral als u te maken hebt met het publiek of klanten in uw werk, of op een dag een werk wilt dat wel. 

Interculturele communicatie

Een probleem in de mondiale, onderling verbonden economie van vandaag is het potentieel voor miscommunicatie bij het omgaan met mensen uit andere culturen als werknemers niet gevoelig zijn voor de normen van mensen waarmee ze moeten communiceren - en een bedrijf hoeft niet te maken te hebben met mensen overal de wereld om dit toe te passen. Zelfs mensen uit de hele Verenigde Staten hebben verschillende manieren van communiceren. Iemand uit het Zuiden of Midwesten kan bijvoorbeeld de botheid van een New Yorker onaangenaam vinden.

"Interculturele communicatie is communicatie tussen en tussen individuen en groepen over nationale en etnische grenzen heen," merkt auteurs Jennifer Waldeck, Patricia Kearney en Tim Plax op. Het kan ook opduiken in landelijke versus stedelijke of generatieverschillen. Ze gaan door:

"Interculturele communicatie kan met name problematisch worden voor zakelijke communicatoren wanneer ze beginnen te geloven dat de manier waarop mensen in hun dominante cultuur communiceren de enige of beste manier is, of wanneer ze de culturele normen van mensen waarmee ze zaken doen niet leren en waarderen." ("Zakelijke en professionele communicatie in een digitaal tijdperk." Wadsworth, 2013)

Gelukkig hebben bedrijven een schat aan middelen tot hun beschikking onder de paraplu van 'gevoeligheidstraining'. Werken met verschillende collega's kan iedereen helpen de perspectieven van anderen te begrijpen. Maak gebruik van uw collega's om hun gezichtspunten te leren en blikken in uw communicatie te voorkomen voordat ze gebeuren.