Overzicht van het DoD-inkoopproces

Het inkoopproces van het ministerie van Defensie kan verwarrend en ingewikkeld zijn. Er zijn verschillende contracttypen - elk met zijn eigen plussen en minnen. De voorschriften kunnen ontmoedigend zijn, omdat ze de grootte van de belastingcode lijken te hebben. De concurrentie om contracten kan hevig zijn. Er is veel papierwerk. Maar defensiecontracten kunnen winstgevend en lonend zijn.

Aankopen bij Defensie beginnen meestal op een van de volgende drie punten:

• enige bron inkoop
• inkoop onder een bestaand meervoudig gunningscontract
• normale aanbesteding

Procedures voor enige bron

De aanschaf van een enkele bron gebeurt wanneer er slechts één bedrijf is dat het contract kan nakomen. Deze aanbesteding is zeldzaam en moet zeer goed worden gedocumenteerd door de overheid. U hebt meer kans op een eenmalige inkoop wanneer u enkele overheidscontracten hebt en een open contractvoertuig beschikbaar hebt.

Meerdere gunningcontracten

Aanbestedingen onder een bestaand meervoudig gunningcontract komen steeds vaker voor. Bij meerdere gunningcontracten (MAC) zoals GSA-schema's, Navy Seaport-e en Air Force NETCENTS II moeten bedrijven een contract afsluiten en vervolgens concurreren voor taakorders. Alleen bedrijven met een meervoudig gunningscontract kunnen concurreren voor de taakorders en taakorders zijn het werk. MAC's zijn waardevol omdat het aantal bedrijven dat kan concurreren voor de resulterende taakorders veel kleiner is. Het proces voor het verkrijgen van een MAC is vergelijkbaar met overnames van meer dan $ 25.000 die hieronder worden besproken.

Een type meervoudige gunningcontracten is Broad Agency Announcements of BAA's. BAA's zijn verzoeken van een bureau wanneer het fundamenteel onderzoekswerk zoekt. Interessante onderwerpen worden gepresenteerd en bedrijven en universiteiten dienen voorstellen in met mogelijke oplossingen waarvoor financiering nodig is.

Normale aanbestedingen

Normale inkoop is verdeeld over vereenvoudigde acquisities (die onder $ 25.000) en de rest.

Vereenvoudigde acquisities

Vereenvoudigde acquisities zijn aankopen van minder dan $ 25.000 en vereisen dat de inkoopagent van de overheid offertes ontvangt, hetzij mondeling of via een korte schriftelijke offerte. Vervolgens wordt een inkooporder uitgegeven aan de laagste verantwoordelijke bieder. De marine zegt dat 98% van hun transacties minder dan $ 25.000 bedragen, wat betekent dat er miljarden dollars beschikbaar zijn voor kleine bedrijven. Vereenvoudigde acquisities worden niet geadverteerd, dus om deze contracten te krijgen, moet u de kopers inkopen zodat ze u kunnen bellen en een offerte van u kunnen ontvangen.

Aankopen van meer dan $ 25.000

Aankopen van meer dan $ 25.000 worden gepubliceerd op de website van Federal Business Opportunities. Op deze website vindt u Requests for Proposals (RFP's) voor vrijwel alles wat de overheid koopt. Lees de RFP-samenvattingen zorgvuldig door en download de RFP-documenten wanneer u er een vindt die interessant is. Lees de documenten zeer zorgvuldig en schrijf een voorstel in reactie en in volledige overeenstemming met de RFP-documenten. Zorg ervoor dat u weet wanneer het voorstel moet zijn en ontvang uw voorstel vóór de vervaldatum en -tijd. Late voorstellen worden afgewezen.

Voorstellen worden door de overheid beoordeeld volgens de procedures die in de RFP zijn vermeld. Soms worden er vragen gesteld, maar niet altijd. Meestal wordt de beslissing uitsluitend op basis van uw voorstel genomen, dus zorg ervoor dat alles erin staat, anders verliest u de kans.

Zodra u het contract heeft gekregen, stuurt een contractant u een brief en neemt contact met u op om over een contract te onderhandelen. Als de onderhandelingen goed verlopen, wordt een contract afgerond. Over sommige aankopen hoeft niet te worden onderhandeld, dus de overheid geeft u een inkooporder. Lees alle documenten aandachtig en begrijp volledig wat ze betekenen. Contracten met het ministerie van Defensie kunnen ingewikkeld zijn - beter om te weten waar u mee instemt dan erachter te komen na het ondertekenen van een wettelijk bindend contract.

Het is nu tijd om het contract te voltooien en meer werk te verkrijgen.