Minuten zakelijk schrijven

In zakelijk schrijven,notulen zijn het officiële schriftelijke verslag van een vergadering. Minuten worden meestal geschreven in de onvoltooid verleden tijd. Ze dienen als een permanente registratie van de behandelde onderwerpen, bereikte conclusies, ondernomen acties en gegeven opdrachten. Ze zijn ook een record van welke individuen bijdragen aan de bijeenkomst hebben geleverd in termen van nieuwe ideeën en hoe die ideeën werden ontvangen. Als er tijdens een vergadering wordt gestemd, dienen de notulen als verslag van wie voor heeft gestemd en wie tegen een voorstel heeft gestemd, waarmee in de toekomst rekening kan worden gehouden wanneer de gevolgen van de uitvoering of afwijzing van dat voorstel vruchten afwerpen.

Wie maakt de notulen?

Sommige notulen worden bijgehouden door een registratiesecretaresse, een medewerker die specifiek is belast met het notuleren, het bijhouden van alle dossiers en bestanden, het bijhouden van aanwezigheid en stemgegevens en rapportage aan de juiste aangewezen partijen (bijvoorbeeld een raad van bestuur of het hoger management van een bedrijf ). Notulen kunnen echter worden bijgehouden door elke persoon die aanwezig is tijdens een vergadering en worden over het algemeen verspreid onder alle leden van de tijdens de vergadering vertegenwoordigde eenheid.

De belangrijkste onderdelen van de notulen van vergaderingen

Veel organisaties gebruiken een standaardsjabloon of een speciaal formaat om minuten bij te houden, en de volgorde van de onderdelen kan variëren.

• Heading-De naam van de commissie (of bedrijfseenheid) en de datum, locatie en begintijd van de vergadering.
• Deelnemers-De naam van de persoon die de vergadering leidt, samen met de namen van al diegenen die de vergadering hebben bijgewoond (inclusief gasten) en diegenen die waren vrijgesteld van deelname.
• Goedkeuring van vorige minuten-Een notitie of de notulen van de vorige vergadering zijn goedgekeurd en of er correcties zijn aangebracht.
• Actie-items-Een verslag over elk onderwerp dat tijdens de vergadering is besproken. Dit kan onafgemaakte zaken van de vorige vergadering zijn. (Noteer voor elk item het onderwerp van de discussie, de naam van de persoon die de discussie heeft geleid en eventuele beslissingen die zijn genomen.)
• Mededelingen-Een rapport over eventuele aankondigingen door deelnemers, inclusief voorgestelde agendapunten voor de volgende vergadering.
• Volgende vergadering-Een notitie over waar en wanneer de volgende vergadering zal worden gehouden.
• Verdaging-Een notitie over het tijdstip waarop de vergadering eindigde.
• Lijn voor de handtekening-De naam van de persoon die de notulen heeft opgesteld en de datum waarop ze zijn ingediend.

Waarnemingen

"Schrijf notulen, wees duidelijk, uitgebreid, objectief en diplomatiek. Interpreteer niet wat er is gebeurd; meld het gewoon. Omdat vergaderingen zelden de agenda perfect volgen, vindt u het misschien een uitdaging om een ​​nauwkeurig verslag van de vergadering te geven. Indien nodig, onderbreek de discussie om opheldering te vragen.

"Noteer geen emotionele uitwisselingen tussen deelnemers. Omdat notulen het officiële verslag van de vergadering zijn, wil je dat ze positief reflecteren op de deelnemers en de organisatie."
(Van "Technische communicatie,"Negende editie door Mike Markel)

Richtlijnen voor het schrijven van notulen van vergaderingen

• De persoon die de notulen schrijft, moet de mogelijkheid hebben om dit in realtime te doen naarmate de vergadering vordert, zodat het eindproduct aan het einde van de vergadering in bijna definitieve vorm is.
• De notulen moeten gericht zijn op resultaten en doelgerichte acties.
• Goede minuten zijn kort en bondig. Het zijn geen woordelijke verslagen, maar eerder beknopte, coherente samenvattingen. Samenvattingen moeten punten van overeenstemming en onenigheid bevatten, maar vereisen niet alle details.
• Notulen kunnen worden gebruikt als bronmateriaal voor een rapport of memo, maar ze moeten worden geschreven met het doel om gebeurtenissen te herhalen voor degenen die een vergadering hebben bijgewoond, in plaats van voor degenen die niet.
• Na een vergadering moeten notulen worden ingevuld en onmiddellijk worden verspreid (vuistregel is binnen een dag of twee).

Bron

• Hiebert, Murray; Klatt, Bruce. "De encyclopedie van leiderschap: een praktische gids voor populair leiderschap."McGraw-Hill, 2001