Richtlijnen voor het aannemen van de 'You Attitude' in professioneel schrijven

In professionele e-mails, brieven en rapporten zal het benadrukken van wat lezers willen of moeten weten waarschijnlijk goodwill genereren en tot positieve resultaten leiden. In professioneel schrijven, de "u attitude 'betekent kijken naar een onderwerp vanuit het gezichtspunt van de lezer (' jij ') in plaats van het onze (' ik '):

• Me Attitude: Ik heb gevraagd dat uw bestelling vandaag wordt verzonden.
• Jij houding: U ontvangt uw bestelling uiterlijk woensdag.

De "u attitude 'is meer dan spelen met voornaamwoorden of zelfs leuk spelen. Het is een goede zaak.

Wat zit er in voor mij?

Plaats jezelf in de plaats van de lezer en denk na over het soort e-mails en brieven dat u graag ontvangen. Als klant of klant geven de meesten van ons om onze eigen belangen, dat wil zeggen: "wat zit er voor mij in?" Dit perspectief is zo gangbaar dat het vaak wordt verkort tot WIIFM, en het is het onderwerp van veel artikelen en lezingen voor vertegenwoordigers en marketeers.

Wanneer zakelijke schrijvers eerst het eigenbelang van hun klanten of klanten aanspreken, is de kans groter dat:

• Het bericht wordt daadwerkelijk gelezen
• De lezer zal zich verzorgd voelen als gevolg van het lezen van het bericht
• Het bericht zal helpen om een ​​sterkere zakelijke / klantrelatie te smeden

Omgekeerd negeert een bericht dat is opgesteld vanuit het perspectief van 'ik' (het bedrijf) het eigenbelang van de klant. Als gevolg hiervan zal het waarschijnlijk meer afstand creëren tussen bedrijf en klant.

Vijf richtlijnen voor het schrijven met de "You Attitude"

• Breng een goede, respectvolle relatie met uw lezers tot stand door ze rechtstreeks aan te spreken, in de actieve stem te schrijven en de tweede persoon te gebruiken (u uw, en de jouwe), niet alleen de eerste (Ik, ik, de mijne, wij, ons, en De onze).
• Probeer je in te leven in je lezers. Vraag jezelf: wat willen ze, wat moeten ze weten, en wat zit er voor hen in?
• In plaats van u te concentreren op uw product, uw service of uzelf, benadrukt u hoe uw readers zullen profiteren van het naleven van uw bericht.
• Verdien het respect van uw lezers door hoffelijk, tactvol en hoffelijk te zijn.
• En tot slot, als je ooit in de verleiding komt om te schrijven "het zou vanzelfsprekend moeten zijn", onderdruk de impuls.

"Me Attitude" vergelijken met "You Attitude" Writing

"Me attitude" schrijven begint met de behoeften van het bedrijf in plaats van de behoeften van de klant. Vergelijk bijvoorbeeld deze twee beschrijvingen van dezelfde situatie:

• Om onze inventaris op tijd aan te vullen, sluiten we vroeg op 14 december. Plan alstublieft vroeg op die dag.
• Wij nodigen u uit om vroeg op 14 december te winkelen, zodat we aan uw behoeften kunnen voldoen vóór onze vroege sluiting.

In het eerste geval vraagt ​​de schrijver klanten om het bedrijf te helpen door vroeg te winkelen. In het tweede geval nodigt de schrijver klanten uit om de producten en klantenondersteuning te krijgen die ze nodig hebben door vroeg te winkelen. Hoewel de gecommuniceerde informatie in beide gevallen hetzelfde is (we sluiten vroeg), is het bericht compleet anders.