Effectieve slechtnieuwsberichten bij zakelijk schrijven

In zakelijk schrijven, een slecht nieuws bericht is een brief, memo of e-mail die negatieve of onplezierige informatie-informatie overbrengt die een lezer waarschijnlijk teleurstelt, overstuur maakt of zelfs boos maakt. Het wordt ook eenindirect bericht of een negatief bericht.

Slechtnieuwsberichten omvatten afwijzingen (in reactie op sollicitaties, promotieaanvragen en dergelijke), negatieve evaluaties en aankondigingen van beleidswijzigingen die de lezer niet ten goede komen.

Een slechtnieuwsbericht begint meestal met een neutraal of positief bericht buffer verklaring voordat de negatieve of onaangename informatie wordt geïntroduceerd. Deze aanpak wordt de indirect plan.

Voorbeelden en observaties

• "Het is veel, veel erger om slecht nieuws te ontvangen via het geschreven woord dan door iemand die je simpelweg vertelt, en ik weet zeker dat je begrijpt waarom. Wanneer iemand je gewoon slecht nieuws vertelt, hoor je het eenmaal, en dat is het einde Maar wanneer slecht nieuws wordt opgeschreven, of het nu in een brief of een krant is of op je arm in viltstift, heb je elke keer dat je het leest, het gevoel dat je het slechte nieuws keer op keer ontvangt. ' (Lemony Snicket, Mierikswortel: bittere waarheden die u niet kunt vermijden. HarperCollins, 2007)

Voorbeeld: afwijzing van een subsidieaanvraag

Namens de leden van de Research & Scholarship Committee bedankt voor het indienen van een aanvraag voor de Research & Scholarship-beurswedstrijd van dit jaar.

Het spijt me te moeten melden dat uw subsidievoorstel een van de voorstellen was die in het voorjaar niet waren goedgekeurd voor financiering. Met de vermindering van de subsidiegelden als gevolg van bezuinigingen op de begroting en het recordaantal aanvragen, vrees ik dat veel waardevolle voorstellen niet konden worden ondersteund.

Hoewel u dit jaar geen subsidie ​​hebt ontvangen, vertrouw ik erop dat u zowel interne als externe financieringsmogelijkheden zult blijven benutten.

Introductie paragraaf

• "De inleidende paragraaf in de slecht nieuws bericht zou de volgende doelen moeten bereiken: (1) een buffer bieden om het slechte nieuws dat zal volgen op te vangen, (2) de ontvanger laten weten waar het bericht over gaat zonder het voor de hand liggende te vermelden, en (3) dienen als een overgang naar de discussie over redenen zonder het slechte nieuws te onthullen of de ontvanger ertoe te brengen goed nieuws te verwachten. Als deze doelstellingen in één zin kunnen worden bereikt, kan die zin de eerste alinea zijn. "(Carol M. Lehman en Debbie D Dufrene, Zakelijke communicatie, 15e ed. Thomson, 2008)

Hoofdgedeelte Paragraaf (s)

• "Breng het slechte nieuws in de hoofdtekst van het bericht. Geef het duidelijk en beknopt aan en leg de redenen kort en onbewust uit. Vermijd verontschuldigingen; ze verzwakken uw uitleg of positie. Probeer het slechte nieuws in een ondersteunend, niet actueel, in te bedden, zin van een paragraaf. Probeer het bovendien in te bedden in een bijzin van een zin. Het doel is niet om het slechte nieuws te verbergen, maar om de impact ervan te verzachten. ' (Stuart Carl Smith en Philip K. Piele, Schoolleiderschap: Handboek voor excellentie in het leren van studenten. Corwin Press, 2006)

Sluitend

• "Het afsluiten van een bericht met negatief nieuws moet hoffelijk en behulpzaam zijn. Het doel van het sluiten is om goodwill te behouden of opnieuw op te bouwen ... Het sluiten moet een oprechte toon hebben. Vermijd overmatig gebruikte sluitingen zoals Als u vragen heeft, aarzel dan niet om te bellen... Bied de ontvanger een andere optie aan ... Door een andere optie te presenteren, verschuift de nadruk van het negatieve nieuws naar een positieve oplossing. "(Thomas L. betekent, Zakelijke communicatie, 2e ed. South-Western Educational, 2009)