Bedrijfscreditcards en boekhoudbeleid

Het bedrijfscreditcardgedeelte van een boekhoudbeleid is een gedeelte waarin u definieert wie bedrijfscreditcards heeft en de verantwoordelijkheid voor de gemaakte kosten. Hieronder vindt u een voorbeeld van dit gedeelte van de procedures, dat kan worden aangepast aan uw situatie.

Accountbeleid en -doel

Werknemers kunnen toegang krijgen tot een bedrijfscreditcard wanneer de aard van hun werk zulk gebruik vereist. Bedrijfskredietkaarten mogen alleen worden gebruikt voor zakelijke uitgaven en mogen niet worden gebruikt voor uitgaven van persoonlijke aard. Voorbeelden van bedrijfskosten en inhoudingen zijn onder meer de kosten voor thuiskantoren, autokosten, onderwijs en meer.

Het algemene doel van een beleidsverklaring en procedure is ervoor te zorgen dat bedrijfscreditcards voor geschikte doeleinden worden gebruikt en dat adequate controles worden ingesteld voor dagelijks gebruik. Een bedrijfscreditcardbeleid is van toepassing op alle werknemers die een creditcard voor bedrijfsgebruik en hun managers bijhouden.

Bedrijf creditcard verantwoordelijkheid

Verantwoordelijkheid onder een creditcardbeleid van een bedrijf hangt af van de rol van de persoon. Individuen hebben bijvoorbeeld een andere verantwoordelijkheid dan operationele managers en supervisors.

• individuen holding creditcards zijn verantwoordelijk voor:
  • Gebruik de kaarten alleen voor het beoogde doel
  • Bewaren van ontvangsten en uitleg geven over alle creditcardtransacties van het bedrijf
  • Autorisatie verkrijgen voor creditcardfacturen
• Operationele managers / supervisors zijn verantwoordelijk voor:
  • Beperking van het gebruik van bedrijfskredietkaarten tot die werknemers die een bedrijfskaart nodig hebben
  • Controle en autorisatie van creditcardfacturen die door hun werknemers worden gebruikt, om te late betaling te voorkomen
  • Identificeren en aanvragen van kredietlimieten of transactieniveaus die vereist zijn voor individuele kaarten
• Een boekhoudafdeling is verantwoordelijk voor:
  • Ervoor zorgen dat alle creditcardtransacties correct worden geautoriseerd
  • Betalingen voor creditcardfacturen tijdig verwerken om kosten voor late betaling te voorkomen
  • Regelen van krediet- of transactieniveau-limieten voor individuele kaarten

Woordenschat Gevonden in creditcardbeleid

Er zijn mogelijk algemene voorwaarden in een creditcardbeleid voor bedrijven waarvan u op de hoogte bent. Hier zijn vier veel voorkomende termen en zinnen:

• Algemene creditcard: Een creditcard die kan worden gebruikt bij meerdere instellingen, zoals VISA, American Express of MasterCard.
• Leverancierspecifieke creditcard: Een creditcard die alleen kan worden gebruikt met een specifieke leverancier, zoals een gasbedrijf of een kantoorleverancier.
• Kredietlimiet: Het totale bedrag dat in rekening kan worden gebracht op de creditcard voordat transacties door de creditcardmaatschappij worden geweigerd.
• Limiet op transactieniveau: De totale waarde van elke afzonderlijke transactie die in rekening kan worden gebracht op de kaart of het type transactie dat in rekening kan worden gebracht op de kaart. Sommige gasbedrijven laten bijvoorbeeld alleen 'gas'-kaarten toe, die krediet voor andere diverse aankopen bij het benzinestation weigeren.

Creditcards en onkostenrapporten

Werknemers die creditcards gebruiken voor zakelijke uitgaven, moeten de door het bedrijf verstrekte procedure volgen. Doorgaans worden de volgende regels vastgelegd in een bedrijfsbeleid:

• Creditcards mogen alleen worden gebruikt voor bedrijfsvereisten. Wanneer de leverancier over de mogelijkheid beschikt, worden kaarten of transacties gecodeerd naar individuele werknemers voor een grotere faciliteit op het moment van facturering.
• Medewerkers moeten de oorspronkelijke ontvangsten bewaren en het doel van de uitgave vermelden op de achterkant van elke bon.
• Het gebruik van bedrijfskredietkaarten voor persoonlijke uitgaven van welke aard dan ook kan leiden tot disciplinaire maatregelen tot en met ontslag. Dit kan ertoe leiden dat de kosten in mindering worden gebracht op de volgende looncheque van de werknemer.

Creditcardfacturering, autorisatie en betaling

Naast het volgen van de creditcardprocedure van het bedrijf, moeten werknemers ook een aantal regels volgen met betrekking tot facturen, autorisaties en betalingen. Hoewel elk bedrijf zijn eigen unieke beleid biedt, is het volgende een voorbeeld van wat u over het algemeen kunt verwachten:

• De werknemer dient de bijbehorende kwitanties samen met een onkostendeclaratie (vaak een onkostendeclaratie voor een creditcard genoemd) binnen een week na het maken van de onkosten bij de juiste autoriserende toezichthouder of manager in. Fax- of gescande documenten zijn acceptabel als de werknemer op reis is en niet naar kantoor terugkeert om de deadline van één week te halen, op voorwaarde dat de originele kwitanties worden getoond bij terugkomst van de reis.
• De kosten voor artikelen waarvan het ontvangstbewijs misplaatst is, moeten worden uitgelegd aan de autoriserende persoon die het specifieke bedrag moet initialiseren en ernaast "ontvangst ontbreekt".
• De autoriserende supervisor of manager zal bevestigen dat de kosten gerechtvaardigd en gepast zijn voordat hij de factuur autoriseert voor betaling door “Okay to Pay” te vermelden en de factuur te ondertekenen.
• De goedgekeurde factuur wordt voor betaling doorgestuurd naar de juiste boekhoudafdeling.
• De boekhoudafdeling verifieert de autorisatie en plant de factuur voor betaling in overeenstemming met de voorwaarden van het creditcardcontract, en om onnodige kosten voor late betaling te voorkomen.

Verklaring van beleidsovereenkomst

Bij het accepteren van een bedrijfscreditcard ondertekenen en dateren medewerkers doorgaans een beleidsverklaring en procedureovereenkomst nadat ze deze hebben bekeken. Doorgaans bevat de overeenkomst de hierboven verstrekte informatie en kan uw kaartnummer en vervaldatum worden gevraagd op het moment van ondertekening. Het volgende is een voorbeeld van wat u aan het einde van het formulier vindt:

Ik heb de [bedrijfsnaam] Beleidsverklaring en procedure voor het hebben van een algemene creditcard gelezen en begrepen. Met dit formulier geef ik toestemming aan [bedrijfsnaam] om mijn persoonlijke cheques, ongeoorloofde kosten en niet-gerapporteerde kosten die ik met mijn algemene creditcard heb gemaakt, in te houden (af te trekken).