Chinese bedrijfsetiquette

Van het opzetten van een vergadering tot formele onderhandelingen, het kennen van de juiste woorden is een integraal onderdeel van het zakendoen. Dit geldt met name als u host of gasten van internationale zakenmensen bent. Houd bij het plannen of bijwonen van een Chinese zakelijke bijeenkomst deze tips over Chinese zakelijke etiquette in gedachten.

Een vergadering opzetten

Bij het opzetten van een Chinese zakelijke bijeenkomst is het belangrijk om van tevoren zoveel mogelijk informatie naar uw Chinese collega's te sturen. Dit omvat details over de te bespreken onderwerpen en achtergrondinformatie over uw bedrijf. Het delen van deze informatie zorgt ervoor dat de mensen die u wilt ontmoeten, de vergadering daadwerkelijk bijwonen.

Als u zich vooraf voorbereidt, krijgt u echter geen bevestiging van de dag en het tijdstip van de vergadering. Het is niet ongewoon om angstig te wachten tot het laatste moment voor bevestiging. Chinese zakenmensen wachten vaak liever tot een paar dagen vóór of zelfs de dag van de vergadering om de tijd en plaats te bevestigen.

Aankomst etiquette 

Wees op tijd. Laat of vroeg aankomen wordt als onbeleefd beschouwd. Als u laat arriveert, is het verontschuldigen voor uw traagheid een must. Als je vroeg bent, stel je het gebouw uit tot het afgesproken uur.

Als u de vergadering organiseert, is het een goede manier om een ​​vertegenwoordiger te sturen om de deelnemers buiten het gebouw of in de lobby te begroeten en hen persoonlijk naar de vergaderruimte te begeleiden. De gastheer moet in de vergaderruimte wachten om alle aanwezigen te begroeten.

De oudste gast moet eerst de vergaderruimte betreden. Hoewel toegang per rang een must is tijdens overheidsvergaderingen op hoog niveau, wordt het minder formeel voor reguliere zakelijke bijeenkomsten.

Zitplaatsen op een Chinese zakelijke bijeenkomst

Na handshakes en het uitwisselen van visitekaartjes gaan gasten zitten. De zitplaatsen worden meestal gerangschikt op rang. De gastheer moet de oudste gast naar zijn of haar stoel begeleiden, evenals eventuele VIP-gasten.

Als de vergadering plaatsvindt in een kamer met stoelen rond de omtrek, is de ereplaats rechts van de gastheer op een bank of in stoelen die tegenover de deuren van de kamer zijn. Als de vergadering rond een grote vergadertafel wordt gehouden, zit de eregast recht tegenover de gastheer. Andere hooggeplaatste gasten zitten in dezelfde algemene ruimte, terwijl de rest van de gasten hun stoelen kan kiezen uit de resterende stoelen.

In sommige gevallen kan de hele Chinese delegatie ervoor kiezen om aan de ene kant van een grote rechthoekige vergadertafel te zitten en aan de andere kant buitenlanders. Dit geldt met name voor formele vergaderingen en onderhandelingen. Op die vergaderingen zitten de belangrijkste afgevaardigden aan de tafel in de buurt van het midden, met lager geplaatste deelnemers aan beide uiteinden van de tafel.

Zaken bespreken 

Vergaderingen beginnen meestal met koetjes en kalfjes zodat beide partijen zich prettiger voelen. Na een paar momenten van praten, is er een korte welkomstwoord van de gastheer gevolgd door een discussie over het onderwerp van de vergadering.

Tijdens een gesprek zullen Chinese tegenhangers vaak hun hoofd knikken of bevestigende uitingen doen. Dit zijn signalen dat ze luisteren naar wat er gezegd wordt en begrijpen wat er gezegd wordt. Dit zijn geen afspraken over wat er wordt gezegd.

Onderbreek niet tijdens de vergadering. Chinese vergaderingen zijn zeer gestructureerd en interveniëren voorbij een snelle opmerking wordt als onbeleefd beschouwd. Breng ook niemand ter plaatse door hen te vragen informatie te geven die ze niet bereid lijken te geven, of daag een persoon niet rechtstreeks uit. Als ze dit doen, raken ze beschaamd en verliezen ze hun gezicht. Als u een tolk gebruikt, is het cruciaal om uw opmerkingen te richten tot de spreker, niet tot de vertaler.

Bronnen en verder lezen

• Okoro, Efraïm. "Cross-culturele etiquette en communicatie in wereldwijde business: naar een strategisch kader voor het beheren van bedrijfsuitbreiding." International Journal of Business and Management 7.16 (2012): 130-138.
• Seligmann, Scott D. "Chinese bedrijfsetiquette: een gids voor protocol, manieren en cultuur in de Volksrepubliek China." New York: Warner Business Books, 1999.