Best practices voor zakelijk schrijven

Zakelijk schrijven is een professioneel communicatie-instrument (ook bekend als zakelijke communicatie of professioneel schrijven) dat bedrijven en andere professionele entiteiten gebruiken om te communiceren met een intern of extern publiek. Memorandums, rapporten, voorstellen, e-mails en diverse andere bedrijfsgerelateerde schriftelijke materialen zijn allemaal vormen van zakelijk schrijven.

Tips voor effectief zakelijk schrijven

Het doel van zakelijk schrijven is een transactie. De inhoud van zakelijk schrijven heeft natuurlijk betrekking op een zakelijke entiteit, maar het heeft ook betrekking op een specifieke en doelgerichte transactie tussen de schrijver en zijn of haar publiek. Volgens Brant W. Knapp, auteur van "Een gids voor projectmanagers voor het slagen voor het projectmanagementexamen, "het beste zakelijk schrijven kan worden begrepen" wanneer het snel wordt gelezen. De boodschap moet goed gepland, eenvoudig, duidelijk en direct zijn. "

Snelle feiten: basisdoelstellingen voor zakelijk schrijven

• Informatie overbrengen: Vormen van zakelijke communicatie, zoals onderzoeksrapporten of beleidsmemo's, zijn geschreven om kennis te verspreiden.
• Levert nieuws: Professioneel schrijven wordt vaak gebruikt om recente gebeurtenissen en prestaties te delen met zowel interne als externe doelgroepen.
• Oproep tot actie: Zakelijke professionals gebruiken schrijven in een poging om anderen te beïnvloeden om verschillende redenen, van het verkopen van goederen tot het passeren van de wetgevende macht.
• Verklaart of rechtvaardigt een actie: Professionele communicatie stelt een bedrijfsentiteit in staat hun overtuigingen uit te leggen of hun acties te rechtvaardigen.

De volgende tips, aangepast van Oxford Living Dictionaries, vormen een goede basis voor het schrijven van best practices voor bedrijven.

• Zet je belangrijkste punten op de eerste plaats. Geef precies aan waarom u de correspondentie vooraf schrijft. Een uitzondering op deze regel is voor verkoopbrieven. De ontvanger herinneren aan een eerdere vergadering of een gemeenschappelijke verbinding die u deelt, is een acceptabele manier om te openen, omdat dit de ontvanger kan beïnvloeden om vatbaarder te zijn voor uw beoogde doelen.
• Gebruik alledaagse woorden. Het gebruik van woorden zoals "over" in plaats van "betreffende", "verwacht" in plaats van "anticiperen" en "gedeeltelijk" in plaats van "component" zal uw schrijven minder pijnlijk maken.
• Ken je publiek. Tenzij het gericht is op een branchespecifiek publiek, vul je schrijven niet met veel technisch jargon. (Bijzonderheden kunnen afzonderlijk worden bijgevoegd.) Pas uw toon aan uw beoogde lezer aan. Een klachtenbrief zou bijvoorbeeld een heel andere toon hebben dan een referentiebrief. Tot slot - dit zou vanzelfsprekend moeten zijn - gebruik nooit denigrerende of seksistische taal en werk actief om gender-vooringenomen taal te elimineren van elke vorm van zakelijke communicatie.
• Gebruik samenstellingen wanneer het mogelijk is. Zakelijk schrijven heeft een verschuiving ondergaan van formeel naar een meer toegankelijke stijl, dus gebruik"we" niet "we zijn", en "we" niet "we hebben" is de weg te gaan. Toch doe je dat niet altijd moet een wee gebruiken. Een goede vuistregel is dat als een wee de zinsstroom verbetert, deze gebruiken; als de zin zonder deze overtuigender is, gebruik dan twee woorden.
• Gebruik actieve in plaats van passieve werkwoorden. Met actieve werkwoorden kan de lezer snel begrijpen en vollediger begrijpen. Bijvoorbeeld: "De beslissing is geïmplementeerd om de productie op te schorten", laat de interpretatie open van wie de beslissing heeft genomen om te stoppen. Aan de andere kant is de betekenis van: "We hebben besloten de productie op te schorten" duidelijk.
• Schrijf strak. Nogmaals, met behulp van het bovenstaande voorbeeld, maakt het kiezen van het woord "besloten" in plaats van "de beslissing genomen" het lezen gemakkelijker voor het publiek.
• Wees niet een slaaf van regels in elke situatie. Nogmaals, dit is een geval van het kennen van je publiek. Als het je doel is om je schrijven conversatie te geven, is het prima om een ​​zin af en toe met een voorzetsel te beëindigen, vooral om de flow te verbeteren en ongemakkelijke constructie te voorkomen. Dat gezegd hebbende, terwijl veel bedrijven hun eigen stijlgidsen hebben, moeten elementaire regels voor stijl en grammatica worden nageleefd om uw schrijven en u als professioneel te beschouwen. Slordig schrijven, slechte woordkeuzes of een onverdiende al te vertrouwde houding kunnen terugkomen om je te achtervolgen.
• Houd uw lettertype-keuzes eenvoudig. Houd u aan een mooie, schone stijl zoals Helvetica of Times New Roman en beperk het aantal lettertypen dat u in correspondentie gebruikt. Je doel is iets dat leesbaar en gemakkelijk te lezen is.
• Gebruik visuals niet te veel. Volgens bronnen op Technisch en zakelijk schrijven, "Grafische weergaven mogen niet meer dan 10 tot 25 procent van het zakelijk schrijven uitmaken." Te veel afbeeldingen worden verwarrend en leiden vaak af van de boodschap die u wilt overbrengen. Een paar krachtige, goed geplaatste afbeeldingen zullen meer bereiken om uw punt over te brengen dan iets dat lijkt op een slechte poging tot scrapbooking.