Over de Federal Privacy Act

De Privacy Act van 1974 is bedoeld om Amerikanen te beschermen tegen inbreuk op hun persoonlijke privacy door misbruik van informatie over hen die is verzameld en onderhouden door de federale overheidsinstanties.

De Privacy Act bepaalt welke informatie legaal kan worden verzameld en hoe die informatie wordt verzameld, onderhouden, gebruikt en verspreid door de agentschappen in de uitvoerende tak van de federale overheid.

Alleen informatie die is opgeslagen in een 'systeem van records' zoals gedefinieerd door de Privacy Act wordt gedekt. Zoals gedefinieerd in de Privacy Act, is een registratiesysteem 'een groep van alle records die worden beheerd door een instantie waarvan informatie wordt opgehaald met de naam van de persoon of een bepaald identificatienummer, symbool of ander identificerend specifiek toegewezen aan de individu.”

Volgens het Amerikaanse ministerie van Justitie kan de Privacy Act worden gekenmerkt als een allesomvattende "code van eerlijke informatiepraktijken" die regelt hoe de federale uitvoerende bijkantoren de persoonlijke informatie van Amerikanen verzamelen, onderhouden, gebruiken en vrijgeven. De vaak vage taal en de beperkte geschiedenis van de handhaving van de Privacywet maken het echter moeilijk te begrijpen en toe te passen. Bovendien werden veel vroege rechtszaken met betrekking tot vragen over de privacywet beslist door districtsrechtbanken en zijn ze dus niet gepubliceerd. Het ministerie van Justitie verwacht dat verdere rechtszaken de bedoeling en toepassing van de Privacywet zullen blijven interpreteren en consolideren. 

Uw rechten onder de Privacywet

De Privacy Act garandeert Amerikanen drie primaire rechten. Dit zijn:

• Het recht om de registers over hen te bekijken die in het bezit zijn van de overheid, behoudens uitzonderingen op de Privacywet;
• Het recht om te vragen dat de records worden gewijzigd om ervoor te zorgen dat ze nauwkeurig, relevant, tijdig of volledig zijn; en
• Het recht om te worden beschermd tegen ongegronde of illegale inbreuk op hun privacy als gevolg van het verzamelen, onderhouden, gebruiken en vrijgeven van hun persoonlijke informatie.

Waar komt de informatie vandaan?

Het is een zeldzame persoon die erin is geslaagd om te voorkomen dat ten minste sommige van zijn persoonlijke gegevens worden opgeslagen in een overheidsdatabase. Als u vrijwel alles doet, worden uw naam en nummers vastgelegd. Hier zijn slechts enkele voorbeelden:

• Een kaart voor sociale zekerheid krijgen
• Een salaris krijgen
• Aangifte doen
• Aanmelden voor het concept
• Dienen in het leger
• Sociale zekerheid of andere federale voordelen aanvragen
• Werken of aannemen voor de federale overheid

Informatie die u kunt aanvragen

De Privacywet is niet van toepassing op alle overheidsinformatie of instanties. Alleen uitvoerende filialen vallen onder de Privacywet. Bovendien kunt u alleen informatie of records opvragen die kunnen worden opgehaald met uw naam, burgerservicenummer of een andere persoonlijke identificatie. Bijvoorbeeld: u kunt geen informatie opvragen over uw deelname aan een privéclub of -organisatie, tenzij het bureau indexeert en de informatie kan ophalen met uw naam of andere persoonlijke identificatiegegevens.

Net als bij de Freedom of Information Act kunnen de agentschappen bepaalde informatie "vrijgesteld" onder de Privacy Act achterhouden. Voorbeelden hiervan zijn informatie over nationale veiligheid of strafrechtelijk onderzoek. Een andere veel gebruikte Privacy Act-vrijstelling beschermt records die mogelijk de bron van vertrouwelijke informatie van een bureau identificeren. Bijvoorbeeld: als u solliciteert voor een baan bij de CIA, zou u waarschijnlijk niet de namen mogen achterhalen van de mensen die de CIA heeft geïnterviewd met betrekking tot uw achtergrond.

Vrijstellingen en vereisten van de Privacywet zijn ingewikkelder dan die van de Freedom of Information Act. U moet indien nodig juridische hulp inroepen.

Hoe privacy-informatie aan te vragen

Volgens de Privacy Act mogen alle Amerikaanse burgers en vreemdelingen met een wettelijke permanente verblijfsvergunning (groene kaart) om persoonlijke informatie vragen.

Net als bij Freedom of Information Act-verzoeken, behandelt elk bureau zijn eigen Privacy Act-verzoeken.

Elk bureau heeft een Privacy Act Officer, wiens kantoor gecontacteerd moet worden voor informatieverzoeken om Privacy Act. De bureaus moeten u op zijn minst vertellen of ze informatie over u hebben of niet.

De meeste federale agentschappen hebben ook links naar hun specifieke privacy- en FOIA-instructies op hun websites. Deze informatie vertelt u welke soorten gegevens het bureau over personen verzamelt, waarom ze het nodig hebben, wat ze ermee doen en hoe u het kunt krijgen.

Hoewel sommige bureaus toestaan ​​dat Privacy Act-aanvragen online worden gedaan, kunnen verzoeken ook per gewone post worden gedaan.

Stuur een brief aan de Privacy Officer of het hoofd van een bureau. Markeer "Privacy Act Request" duidelijk op zowel de letter als de voorkant van de envelop om de afhandeling te versnellen. Hier is een voorbeeldbrief:

Datum
Verzoek om privacywetgeving
Agency Privacy of FOIA Officer [of Agency Head]
Naam van bureau of onderdeel |
Adres
Lieve ____________:
Onder de Freedom of Information Act, 5 U.S.C. onderafdeling 552 en de Privacy Act, 5 U.S.C. onderafdeling 552a, ik verzoek om toegang tot [identificeer de informatie die u wilt volledig en vermeld waarom u denkt dat het bureau de informatie over u heeft.]
Als er kosten in rekening worden gebracht voor het zoeken of kopiëren van deze gegevens, laat het me dan weten voordat u mijn verzoek invult. [of, stuur me de gegevens zonder me op de hoogte te stellen van de kosten, tenzij de kosten hoger zijn dan $ ______, die ik ga betalen.]
Als u een of meer van deze verzoeken weigert, citeer dan elke specifieke vrijstelling die naar uw mening de weigering rechtvaardigt om de informatie vrij te geven en me op de hoogte te stellen van beroepsprocedures die voor mij beschikbaar zijn volgens de wet.
[Optioneel: als u vragen hebt over dit verzoek, kunt u telefonisch contact met mij opnemen op ______ (telefoon thuis) of _______ (telefoon op kantoor).]
vriendelijke groet,
Naam
Adres

Wat kost het

De Privacywet stelt bureaus in staat om niet meer in rekening te brengen dan hun kosten voor het kopiëren van de informatie voor u. Ze kunnen geen kosten in rekening brengen voor het onderzoeken van uw verzoek.

Hoe lang zal het duren?

De Privacywet stelt de agentschappen geen tijdslimieten om te reageren op informatieverzoeken. De meeste bureaus proberen binnen 10 werkdagen te reageren. Als u binnen een maand geen antwoord hebt ontvangen, verzendt u het verzoek opnieuw en voegt u een kopie van uw oorspronkelijke verzoek bij.

Wat te doen als de informatie onjuist is

Als u denkt dat de informatie die het bureau over u heeft, onjuist is en moet worden gewijzigd, schrijft u een brief aan de ambtenaar van het bureau die de informatie naar u heeft verzonden. Neem de exacte wijzigingen op die volgens u moeten worden aangebracht, samen met eventuele documentatie die uw claim ondersteunt.

Bureaus hebben 10 werkdagen om u op de hoogte te stellen van de ontvangst van uw verzoek en om u te informeren als ze verder bewijs of details van de wijzigingen van u nodig hebben. Als het bureau u een verzoek toestaat, zullen zij u precies informeren wat zij zullen doen om de gegevens te wijzigen.

Wat te doen als uw aanvraag wordt geweigerd

Als het bureau uw Privacy Act-verzoek weigert (hetzij om informatie te verstrekken of te wijzigen), zullen zij u schriftelijk op de hoogte stellen van hun beroepsproces. Je kunt je zaak ook voorleggen aan de federale rechtbank en gerechtskosten en advocatenkosten krijgen als je wint.