10 tips om een betere, professionelere e-mail te schrijven
Share
Ondanks de populariteit van sms'en en sociale media, blijft e-mail de meest voorkomende vorm van schriftelijke communicatie in het bedrijfsleven - en het meest misbruikt. Te vaak knappen e-mailberichten, grommen en blaffen - alsof beknopt zijn betekende dat je bazig moest klinken. Niet zo.
Overweeg dit e-mailbericht dat onlangs is verzonden naar alle medewerkers op een grote universiteitscampus:
Het is tijd om de emblemen van uw faculteit / personeel te vernieuwen. Nieuwe stickers zijn vereist tegen 1 november. Parkeerregels en -regelgeving vereisen dat alle voertuigen die op de campus worden bestuurd het huidige embleem moeten tonen.
Sla een "Hallo!" voor dit bericht lost het probleem niet op. Het voegt alleen een valse sfeer van chumminess toe.
Overweeg in plaats daarvan hoeveel leuker en korter - en waarschijnlijk effectiever - de e-mail zou zijn als we eenvoudig een 'alsjeblieft' zouden toevoegen en de lezer rechtstreeks zouden aanspreken:
Vernieuw uw parkeerplaatjes voor faculteit / personeel voor 1 november.
Natuurlijk, als de auteur van de e-mail echt lezers in gedachten had gehouden, hadden ze misschien nog een handig stukje toegevoegd: een idee over hoe en waar de emblemen moeten worden vernieuwd. Gebruik de e-mail over de parkeerstickers als een voorbeeld en probeer deze tips in uw eigen schrijven op te nemen voor betere, duidelijkere en effectievere e-mails:
- Vul altijd de onderwerpregel in met een onderwerp dat iets betekent voor uw lezer. Geen "emblemen" of "belangrijk!" maar "Deadline voor nieuwe parkeerstickers."
- Zet uw hoofdpunt in de openingszin. De meeste lezers blijven niet hangen voor een verrassend einde.
- Begin nooit een bericht met een vage "Dit" -zoals in "Dit moet vóór 5:00 worden gedaan." Geef altijd aan waar je over schrijft.
- Gebruik niet ALLE HOOFDLETTERS (geen geschreeuw!) Of ook geen kleine letters (tenzij u de dichter E. E. Cummings bent).
- Als algemene regel vermijdt PLZ textspeak (afkortingen en acroniemen): u kunt ROFLOL zijn (hardop lachend op de grond rollen), maar uw lezer vraagt zich misschien af WUWT (wat is daar aan de hand).
- Wees kort en beleefd. Als uw bericht langer is dan twee of drie korte alinea's, kunt u overwegen (a) het bericht te verkleinen of (b) een bijlage te geven. Maar in ieder geval niet knappen, grommen of blaffen.
- Vergeet niet om 'alsjeblieft' en 'dankjewel' te zeggen. En meen het. Bijvoorbeeld: "Dank u voor het begrip waarom middagpauzes zijn geëlimineerd" is maf en klein. Haar niet beleefd.
- Voeg een handtekeningblok toe met de juiste contactgegevens (in de meeste gevallen uw naam, bedrijfsadres en telefoonnummer, samen met een wettelijke disclaimer indien vereist door uw bedrijf). Doe je nodig hebben om het kenmerkende blok vol te zetten met een slimme quote en artwork? Waarschijnlijk niet.
- Bewerk en proeflees voordat u op 'verzenden' drukt. Je denkt misschien dat je het te druk hebt om de kleine dingen te zweten, maar helaas kan je lezer denken dat je een zorgeloze dolt bent.
- Antwoord ten slotte onmiddellijk op serieuze berichten. Als u meer dan 24 uur nodig hebt om informatie te verzamelen of een beslissing te nemen, stuur dan een korte reactie met uitleg over de vertraging.
