De basisprincipes van het schrijven van een zakelijke brief
Share
Wanneer u een bedrijf om meer informatie over een product of dienst of om andere informatie wilt vragen, schrijft u een aanvraagbrief. Wanneer ze door consumenten worden geschreven, zijn dit soort brieven vaak een reactie op een advertentie op televisie in een krant, tijdschrift of reclame. Ze kunnen worden geschreven en gemaild of gemaild. In een business-to-business omgeving kunnen medewerkers van een bedrijf vragen stellen om dezelfde soort vragen te stellen over producten en diensten. Een vertegenwoordiger van een bedrijf wil bijvoorbeeld informatie over het kopen van producten bij een distributeur, of een groeiend klein bedrijf moet zijn boekhouding en salarisadministratie uitbesteden en een contract met een bedrijf afsluiten.
Voor andere soorten zakelijke brieven kunt u voorbeelden vinden van verschillende soorten zakelijke brieven om uw vaardigheden te verfijnen voor specifieke zakelijke doeleinden, zoals vragen stellen, claims aanpassen, sollicitatiebrieven schrijven en meer.
Afgedrukte brieven
Voor professioneel ogende papieren brieven plaatst u het adres van u of uw bedrijf bovenaan de brief (of gebruikt u briefpapier van uw bedrijf) gevolgd door het adres van het bedrijf waarnaar u schrijft. De datum kan op dubbele afstand van elkaar worden geplaatst (druk op Return / Enter tweemaal) of naar rechts. Als u een stijl met de datum aan de rechterkant gebruikt, laat u uw alinea's inspringen en plaatst u geen spatie tussen deze alinea's. Als u alles links houdt, laat u geen alinea's inspringen en plaatst u een spatie ertussen.
Laat een regel ruimte vrij voor je sluit, en vier tot zes regels ruimte zodat je ruimte hebt om de brief met de hand te ondertekenen.
E-mailvragen
Als u e-mail gebruikt, is het voor de lezer gemakkelijker om alinea's te hebben met een regel ruimte ertussen, dus spoel alles over. De e-mail heeft automatisch de datum van verzending, dus u hoeft de datum niet toe te voegen en u hebt slechts één regel lege ruimte tussen uw afsluiting en uw getypte naam. Plaats de contactgegevens van uw bedrijf (zoals uw telefoonextensie zodat iemand u gemakkelijk kan bereiken) onderaan uw naam.
Het is gemakkelijk om te informeel te zijn met e-mail. Als u professioneel wilt lijken voor het bedrijf waarnaar u schrijft, houd u dan aan de regels en toon van formeel schrijven voor de beste resultaten en proeflezen uw brief voordat u deze verzendt. Het is zo eenvoudig om een e-mail te verwijderen, meteen op Verzenden te klikken en dan een fout te ontdekken bij het herlezen. Corrigeer fouten vóór verzending om een betere eerste indruk te maken.
Belangrijke taal voor een zakelijke aanvraagbrief
- De start: "Geachte heer of mevrouw" of "Voor wie het van belang kan zijn" (zeer formeel, gebruikt wanneer u de persoon aan wie u schrijft niet kent). Als u uw contactpersoon al kent, is dat beter dan anoniem zijn.
- Referentie geven: "Met verwijzing naar uw advertentie (advertentie) in ..." of "Met betrekking tot uw advertentie (advertentie) in ..." Geef de bedrijfscontext meteen waarom u schrijft.
- Een catalogus, brochure, enz. Aanvragen: Voeg na de referentie een komma toe en ga door "kunt u me alstublieft informatie sturen over ..."
- Verzoek om meer informatie: Als je meer hebt dat je zoekt, voeg dan toe: "Ik zou ook graag willen weten ..." of "Zou je me kunnen vertellen of ..."
- Samenvatting oproep tot actie: "Ik kijk ernaar uit van u te horen ..." of "Kunt u mij bellen tussen de uren van ..."
- Sluitend: Gebruik "Met vriendelijke groet" of "Hoogachtend" om te sluiten.
- Handtekening: Voeg uw titel toe op de regel die uw naam volgt.
Een voorbeeld van een papieren kopie
Uw naam
Uw adres
City, ST Postcode
Bedrijfsnaam
Bedrijfsadres
City, ST Postcode
12 september 2017
Voor wie het aangaat:
Met verwijzing naar uw advertentie in gisteren New York Times, kunt u mij een kopie van uw nieuwste catalogus sturen? Is het ook online beschikbaar?
ik kijk er naar uit van u te horen.
Met vriendelijke groet,
(Handtekening)
Uw naam
Je functie
Je bedrijfsnaam
