Structuur van een formele brief

Formele Engelse letters worden snel vervangen door e-mail. De formele letterstructuur die u leert, kan echter nog steeds worden toegepast op zakelijke e-mails en andere formele e-mails. Volg deze structuurtips om effectieve formele zakelijke brieven en e-mails te schrijven.

Een doel voor elke paragraaf

Eerste paragraaf: De eerste alinea van formele brieven moet een inleiding tot het doel van de brief bevatten. Het is gebruikelijk om eerst iemand te bedanken of jezelf voor te stellen.

Geachte heer Anders,

Bedankt dat je de tijd hebt genomen om me vorige week te ontmoeten. Ik wil graag ons gesprek opvolgen en een paar vragen voor u hebben.

Paragrafen: De tweede en volgende paragrafen moeten de hoofdinformatie van de brief bevatten en voortbouwen op het hoofddoel in de inleidende eerste alinea.

Ons project verloopt zoals gepland. We willen graag een trainingsprogramma ontwikkelen voor personeel op de nieuwe locaties. Daartoe hebben we besloten om ruimte te verhuren in het plaatselijke zakelijke tentoonstellingscentrum. Nieuw personeel wordt drie dagen lang getraind door onze experts in personeel. Op deze manier kunnen we vanaf de eerste dag aan de vraag voldoen.

Laatste paragraaf: De laatste paragraaf zou kort de bedoeling van de formele brief moeten samenvatten en eindigen met een oproep tot actie.

Bedankt voor uw overweging van mijn suggesties. Ik zie uit naar een gelegenheid om deze kwestie verder te bespreken.

Formele briefdetails

Open met een uitdrukking van formeel adres, zoals:

Geachte heer, mevrouw (mevrouw, mevrouw) - als u de naam kent van de persoon naar wie u schrijft. Gebruik Geachte heer mevrouw als u de naam van de persoon naar wie u schrijft niet kent, of Voor wie het aangaat

Gebruik altijd Mevrouw voor vrouwen tenzij u specifiek wordt gevraagd om te gebruiken Mvr of Mevrouw.

Begin uw brief

Geef eerst een reden om te schrijven. Als u correspondentie met iemand over iets begint of om informatie vraagt, geef dan eerst een reden om te schrijven:

• Ik schrijf om u te informeren over ...
• Ik schrijf om te vragen / informeren naar ...
• Ik schrijf om informatie te vragen voor kleine bedrijven.
• Ik schrijf u om u te informeren dat we nog geen betaling hebben ontvangen voor ...

Vaak worden formele brieven geschreven om dank te betuigen. Dit is met name het geval bij het schrijven naar aanleiding van een of ander onderzoek of bij het schrijven om waardering uit te drukken voor een sollicitatiegesprek, een referentie of andere professionele hulp die u hebt ontvangen. 

Hier zijn enkele nuttige dankzinnen:

• Bedankt voor uw brief met (datum) navraag over ...
• We willen u bedanken voor uw brief van (datum) voor het vragen / aanvragen van informatie over ...
• In reactie op uw brief van (datum) willen we u bedanken voor uw interesse in ...

Voorbeelden:

• Ik wil u bedanken voor uw brief van 22 januari om informatie te vragen over onze nieuwe lijn grasmaaiers.
• In antwoord op uw brief van 23 oktober 1997 willen we u bedanken voor uw interesse in onze nieuwe productlijn.

Gebruik de volgende zinnen wanneer u om hulp vraagt:

• Ik zou het op prijs stellen als je kon + werkwoord
• Zou je het erg vinden + werkwoord + ing
• Zou het teveel zijn om te vragen dat ...

Voorbeelden:

• Ik zou het op prijs stellen als u mij een brochure kon sturen.
• Zou je me de volgende week willen bellen??
• Zou het teveel zijn om te vragen dat onze betaling twee weken wordt uitgesteld?

De volgende zinnen worden gebruikt om hulp te bieden:

• Ik zou graag + werkwoord zijn
• We zouden graag + werkwoord willen

Voorbeelden:

• Ik zou graag uw vragen beantwoorden.
• We helpen u graag bij het vinden van een nieuwe locatie.

Bijgaande documenten

In sommige formele brieven moet u documenten of andere informatie opnemen. Gebruik de volgende zinnen om de aandacht te vestigen op ingesloten documenten die u mogelijk hebt bijgevoegd.

• Ingesloten vind + zelfstandig naamwoord
• Ingesloten vindt u ... + zelfstandig naamwoord
• We omsluiten ... + zelfstandig naamwoord

Voorbeelden:

• Bijgaand vindt u een kopie van onze brochure.
• In bijlage vindt u een kopie van onze brochure.
• Wij voegen een brochure bij.

Opmerking: als u een formele e-mail schrijft, gebruikt u de fase: Bijgevoegd vindt u / Bijgevoegd vindt u.

Opmerkingen sluiten

Sluit een formele brief altijd af met een oproep tot actie of een verwijzing naar een toekomstig resultaat dat u wenst. Enkele van de opties zijn:

Een verwijzing naar een toekomstige vergadering:

• Ik kijk ernaar uit je te ontmoeten / te zien
• Ik kijk er naar uit je volgende week te ontmoeten.

Een aanbod voor verdere hulp

• Aarzel niet om contact met mij op te nemen als u vragen hebt over deze kwestie.
• Neem contact met me op als je meer hulp nodig hebt.

Een formele afmelding

Onderteken de brief met een van de volgende zinnen:

• Met vriendelijke groet,
• Hoogachtend,

Minder formeel

• Beste wensen.
• Beste wensen.

Zorg ervoor dat u uw brief met de hand ondertekent, gevolgd door uw getypte naam.

Blokformaat

Formele letters geschreven in blokformaat plaatsen alles aan de linkerkant van de pagina. Plaats uw adres of het adres van uw bedrijf bovenaan de brief links (of gebruik het briefhoofd van uw bedrijf) gevolgd door het adres van de persoon en / of het bedrijf waarnaar u schrijft, allemaal aan de linkerkant van de pagina. Druk een paar keer op de toets Return en gebruik de datum.

Standaard formaat

Plaats in formele brieven geschreven in standaardformaat uw adres of het adres van uw bedrijf bovenaan de brief aan de rechterkant. Plaats het adres van de persoon en / of het bedrijf dat u schrijft aan de linkerkant van de pagina. Plaats de datum aan de rechterkant van de pagina in lijn met uw adres.