Een eenvoudige zakelijke brief opmaken en schrijven

Mensen schrijven zakelijke brieven en e-mails om verschillende redenen, zoals het aanvragen van informatie, het uitvoeren van transacties, het veiligstellen van werk, enzovoort. Effectieve zakelijke correspondentie moet duidelijk en beknopt zijn, respectvol van toon zijn en op de juiste manier zijn opgemaakt. Door een zakelijke brief op te splitsen in zijn basiscomponenten, kunt u leren hoe u effectief kunt communiceren en uw vaardigheden als schrijver kunt verbeteren.

De basis

Een typische zakelijke brief bevat drie secties, een inleiding, een hoofdtekst en een conclusie. 

1. De inleiding: De inleiding geeft aan tot wie de schrijver zich richt. Als je schrijft naar iemand die je niet kent of slechts kort hebt ontmoet, kan de introductie ook een korte reden zijn waarom je schrijft. Meestal is de inleiding slechts een of twee zinnen lang.
2. Het lichaam: In het hoofdgedeelte van de letters vermeldt u uw bedrijf. Deze sectie kan zo kort zijn als enkele zinnen of meerdere alinea's lang. Het hangt allemaal af van de mate van detail die nodig is om het onderwerp te beschrijven.
3. De conclusie: De conclusie is het laatste gedeelte waar u in de toekomst actie zult ondernemen. Dit kan een kans zijn om persoonlijk te praten, om aanvullende informatie te vragen of om een ​​transactie uit te voeren. Net als de inleiding mag dit gedeelte niet meer dan een of twee zinnen bevatten en moet duidelijk zijn wat u wilt van de persoon die uw brief leest.

De inleiding

De toon van de inleiding hangt af van uw relatie met de ontvanger van de brief. Als u een goede vriend of een zakelijke collega toespreekt, is het gebruik van hun voornaam acceptabel. Maar als u naar iemand schrijft die u niet kent, kunt u deze het beste formeel in de begroeting aankaarten. Als u de naam van de persoon naar wie u schrijft niet weet, gebruikt u de titel of een algemene adresvorm.

Een paar voorbeelden:

• Geachte personeelsdirecteur
• Geachte meneer of mevrouw
• Geachte Dr., Meneer, Mevrouw, mevrouw (achternaam)
• Beste Frank (gebruik dit als de persoon een hecht zakelijk contact of vriend is)

Schrijven naar een specifieke persoon heeft altijd de voorkeur. Gebruik in het algemeen de heer als u mannen en mevrouw voor vrouwen in de begroeting aanspreekt. Gebruik de titel Doctor alleen voor artsen. Hoewel u altijd een zakelijke brief moet beginnen met het woord 'Beste', is dit een optie voor zakelijke e-mails, die minder formeel zijn.

Als je schrijft naar iemand die je niet kent of alleen terloops hebt ontmoet, wil je misschien de begroeting volgen door wat context te geven waarom je contact opneemt met die persoon.

Een paar voorbeelden:

• Onder verwijzing naar uw advertentie in de Times ...
• Ik volg gisteren ons telefoontje.
• Bedankt voor je brief van 5 maart.

Het lichaam

Het grootste deel van een zakelijke brief zit in de hoofdtekst. Hier vermeldt de schrijver zijn of haar reden om te corresponderen. Bijvoorbeeld: 

• Ik schrijf om te informeren naar de functie die in The Daily Mail is geplaatst.
• Ik schrijf om de verzendgegevens op bestelling # 2346 te bevestigen.
• Ik schrijf me om mijn excuses aan te bieden voor de problemen die u vorige week in onze vestiging hebt ondervonden.

Nadat u de algemene reden voor het schrijven van uw zakelijke brief hebt opgegeven, gebruikt u de instantie om aanvullende informatie te verstrekken. U kunt bijvoorbeeld een klant belangrijke documenten sturen om te ondertekenen, zich bij een klant verontschuldigen voor slechte service, informatie aanvragen bij een bron of een andere reden. Wat de reden ook is, vergeet niet om hoffelijke en beleefde taal te gebruiken.

Bijvoorbeeld:

• Ik zou je graag volgende week ontmoeten.
• Zou je misschien tijd hebben voor een vergadering volgende week?
• Ik geef u graag een rondleiding door onze faciliteit deze komende maand.
• Helaas moeten we de vergadering uitstellen tot 1 juni.
• Bijgaand vindt u een kopie van het contract. Onderteken waar aangegeven.