Een bevestigingsbrief opstellen voor een zakelijke omgeving

Het doel van bevestigingsbrieven is om het bewijs te leveren dat u specifieke documenten of een specifiek type verzoek hebt ontvangen. Erkenningsbrieven worden vaak gebruikt voor alles wat bij een juridisch proces betrokken is.

Elementen van de brief

Zoals bij elke zakelijke of professionele correspondentie, moet u uw brief beginnen met een paar specifieke en verwachte elementen:

1. Uw naam, adres en de datum rechtsboven
2. De naam van de persoon tot wie u de brief linksboven op de regel onder uw adres richt
3. De bedrijfsnaam (indien van toepassing)
4. Het adres van het bedrijf of individu
5. Een onderwerpregel waarin het doel van de brief vetgedrukt wordt weergegeven (zoals 'Juridische zaak nr. 24')
6. Een eerste aanhef, zoals 'Geachte heer Smith'

Wanneer u met de bevestigingsbrief begint, begint u met een korte zin waarin staat dat dit inderdaad een bevestigingsbrief is. Enkele zinnen die u kunt gebruiken zijn:

• Ik bevestig hierbij de ontvangst van de volgende documenten ...
• Ik bevestig de ontvangst van ...
• We zullen ervoor zorgen dat de verantwoordelijke persoon deze materialen onmiddellijk na terugkomst op kantoor ontvangt.

De rest van de brief moet de hoofdtekst bevatten, waarin u in een of twee alinea's uitlegt wat u specifiek erkent. Aan het einde van de hoofdtekst van de brief kunt u indien nodig uw hulp aanbieden, zoals: "Als ik u verder nog kan helpen, aarzel dan niet om contact met mij op te nemen." Sluit de brief af met een standaardafsluiting, zoals: "Met vriendelijke groet, Mr. Joe Smith, XX Firm."

Voorbeeldbrief

Het kan handig zijn om een ​​voorbeeldbriefsjabloon te bekijken. Kopieer het onderstaande formaat voor uw bevestigingsbrief. Hoewel het in dit artikel niet als zodanig wordt afgedrukt, moet u in het algemeen uw adres en de datum gelijk maken.

Joseph Smith
Acme handelsmaatschappij
5555 S. Main Street
Overal, Californië 90001
25 maart 2018
Opnieuw:  Rechtszaak nr. 24
Lieve ______:
Omdat de heer Doug Jones de komende twee weken afwezig is, bevestig ik de ontvangst van uw brief van 20 maart 2018. Het zal hem onmiddellijk na zijn terugkeer onder zijn aandacht worden gebracht.
Als ik u kan helpen tijdens de afwezigheid van Mr. Jones, aarzel dan niet om te bellen.
Hoogachtend,
Joseph Smith

Onderteken de brief onder het slotje, "Hoogachtend", net boven uw naam.

Andere Overwegingen

De bevestigingsbrief bevat documentatie dat u de brief, bestelling of klacht van de andere partij hebt ontvangen. Mocht de zaak een juridisch of zakelijk meningsverschil worden, toont uw bevestigingsbrief het bewijs dat u op het verzoek van de andere partij heeft gereageerd.

Als u niet bekend bent met de stijl van zakelijke brieven, neem dan de tijd om het basisformaat te leren voor het schrijven van zakelijke brieven en bekijk de verschillende soorten zakelijke brieven. Hiermee kunt u uw vaardigheden verfijnen voor specifieke zakelijke doeleinden, zoals vragen stellen, claims aanpassen en sollicitatiebrieven schrijven.