Wat is een memorandum? Definitie en voorbeelden

Een memorandum, beter bekend als een memo, is een kort bericht of record dat wordt gebruikt voor interne communicatie in een bedrijf. Ooit de primaire vorm van interne schriftelijke communicatie, zijn memoranda niet meer in gebruik sinds de introductie van e-mail en andere vormen van elektronische berichten; Als u echter duidelijke memo's kunt schrijven, kan dit u zeker helpen bij het schrijven van interne zakelijke e-mails, omdat deze vaak hetzelfde doel dienen.

Doel van Memo's

Memo's kunnen worden gebruikt om snel met een breed publiek iets korts maar belangrijks te communiceren, zoals procedurele wijzigingen, prijsverhogingen, beleidsaanvullingen, vergaderafspraken, herinneringen voor teams of samenvattingen van overeenkomstvoorwaarden, bijvoorbeeld.

Effectieve memo's schrijven

Communicatiestrateeg Barbara Diggs-Brown zegt dat een effectief memo "kort, beknopt, zeer georganiseerd en nooit te laat is. Het moet anticiperen op en alle vragen beantwoorden die een lezer kan hebben. Het biedt nooit onnodige of verwarrende informatie."

Wees duidelijk, gefocust, kort en compleet. Neem een ​​professionele toon en schrijf alsof de wereld het zou kunnen lezen - dat wil zeggen, neem geen informatie op die te gevoelig is voor iedereen om te zien, vooral in dit tijdperk van kopiëren en plakken of "klik en vooruit".

Formaat

Begin met de basis: aan wie het artikel is geadresseerd, de datum en de onderwerpregel. Begin de hoofdtekst van het memo met een duidelijk doel, geef aan wat u van de lezers moet weten en sluit af met wat u de lezers moet laten doen, indien nodig. Houd er rekening mee dat werknemers de memo na ontvangst gewoon kunnen doorbladeren, dus gebruik korte alinea's, subkoppen en gebruik waar mogelijk lijsten. Dit zijn "toegangspunten" voor het oog, zodat de lezer gemakkelijk terug kan verwijzen naar het gedeelte van de memo dat hij of zij nodig heeft.

Vergeet niet te proeflezen. Hardop lezen kan u helpen gevonden woorden, herhalingen en ongemakkelijke zinnen te vinden.

Voorbeeldmemo Over de wijziging van het afdrukschema

Hier is een voorbeeld van een interne memo van een fictieve uitgeverij die werknemers informeert over aanstaande schemawijzigingen als gevolg van een Thanksgiving-vakantie. De productie had ook afzonderlijke memo's naar afzonderlijke afdelingen kunnen sturen, vooral als er meer details waren die elke afdeling nodig had en dat niet zou gelden voor de andere afdelingen.

Aan: Alle werknemers

Van: E.J. Smith, productieleider

Datum: 1 november 2018

Onderwerp: Thanksgiving-afdrukschema wijzigen

De productie wil iedereen eraan herinneren dat de Thanksgiving-vakantie onze print-deadlines deze maand zal beïnvloeden. Alle papieren pagina's die normaal gesproken op een donderdag of vrijdag tijdens de week via UPS naar de printer gaan, moeten uiterlijk op 15.00 uur op woensdag 21 november.

Advertentie verkoop en redactionele afdelingen

• Zorg ervoor dat iedereen die u tekst of afbeeldingen stuurt voor publicatie, niet op vakantie is in de week van de 19e. Stel deadlines eerder in voor alles dat van buiten komt. 
• Houd er rekening mee dat interne fotografie en grafisch ontwerpers meer werk en minder tijd hebben om dit te doen, dus stuur uw werk eerder dan normaal naar de juiste afdeling.
• Stuur alsjeblieft niet later dan 16 november 'spoedwerk'. Eventuele items met een korte doorlooptijd Thanksgiving-week kunnen niet worden gegarandeerd door de eerdere deadlines te worden voltooid en moeten door de planner worden goedgekeurd voor goedkeuring voordat ze worden toegewezen. Wees in plaats daarvan vroeg.

Afdelingen fotografie en grafische afbeeldingen

• Alle leden van de kunstafdeling mogen in november indien nodig overuren maken om het hoofd te bieden aan het begin van de feestdagen en de eerdere deadlines. 

Bij voorbaat dank, iedereen, voor je hulp om materialen zo vroeg mogelijk binnen te krijgen en je aandacht voor het personeel van de productieafdeling.

Voorbeeldmemo over een vergadering

Het volgende is een fictief memorandum om een ​​vergadering op te zetten met leden van een team die terugkeren van een beurs.

Aan: Trade Show Team

Van: C.C. Jones, Marketing Supervisor

Datum: 10 juli 2018

Onderwerp: Trade Show Return Meeting

Bij uw terugkeer op het werk vrijdag 20 juli, van de beurs, laten we een middagmiddagvergadering plannen in de vergaderruimte van de oostvleugel om te bespreken hoe de show verliep. Laten we van plan zijn om te bespreken wat goed werkte en wat niet, zoals:

• Aantal aanwezigheidsdagen
• Bedrag en soorten marketingmateriaal verstrekt
• Stand wordt weergegeven
• Hoe de weggeefacties werden ontvangen
• De locatie van de stand en het verkeer op verschillende tijdstippen van de dag
• Wat interesse wekte in voorbijgangers
• Booth personeelsbezetting

Ik weet dat als u terugkomt van een beurs u een miljoen dingen moet opvolgen, dus we zullen de vergadering tot 90 minuten of minder houden. Kom alsjeblieft voorbereid met je feedback en opbouwende kritiek op de marketingaspecten van de show. Bestaande klantfeedback en nieuwe klantleads worden behandeld in een afzonderlijke vergadering met product- en verkoopteams. Bedankt voor je werk tijdens de show.

Bron

Diggs-Brown, Barbara. De PR Styleguide. 3e editie, Cengage Learning, 2012.