Organiseer uw digitale genealogiebestanden

Als u een computer gebruikt in uw genealogisch onderzoek - en wie niet! - heeft u waarschijnlijk een grote verzameling digitale onderzoeksbestanden. Digitale foto's, gedownloade volkstellingen of testamenten, gescande documenten, e-mails ... Als je zoals ik bent, belanden ze echter verspreid in verschillende mappen op je computer, ondanks je inspanningen. Dit kan de zaken echt ingewikkeld maken wanneer u een specifieke foto moet zoeken of een e-mail moet opsporen.

Zoals bij elk organisatieproject, zijn er verschillende manieren om uw digitale genealogiebestanden te organiseren. Begin met na te denken over de manier waarop u werkt en de soorten bestanden die u verzamelt tijdens uw genealogisch onderzoek.

Sorteer uw bestanden

Digitale genealogiebestanden zijn gemakkelijker te organiseren als u ze eerst op type sorteert. Besteed wat tijd aan het doorzoeken van uw computerbestanden op alles wat met genealogie te maken heeft.

• Kijk in uw map Mijn documenten (of Documenten) en submappen voor tekstbestanden, foto's, gedownloade bestanden en andere genealogische documenten. Gebruik uw bestandsverkenner (bijv. Windows Explorer, Finder) om naar documenten te zoeken met behulp van trefwoorden zoals achternamen, recordtypen, enz. Er zijn ook een aantal gratis hulpmiddelen voor het zoeken van bestanden beschikbaar die extra zoekfuncties bieden.
• Controleer Mijn afbeeldingen of een andere map waarin u uw foto's opslaat op digitale of gescande foto's of documenten. U kunt ook zoeken met behulp van algemene afbeeldingsbestandsextensies zoals .jpg, .png of .tiff.
• Open uw genealogische softwareprogramma om te leren waar het zijn gerelateerde bestanden opslaat. Ze bevinden zich mogelijk in dezelfde map als uw genealogische softwareprogramma (vaak onder Program Files). Dit kan uw genealogische softwarebestand zijn, evenals rapporten die u hebt gemaakt of foto's of documenten die u in uw softwareprogramma hebt geïmporteerd.
• Als u bestanden hebt gedownload, bevinden deze zich mogelijk in een map Downloads of een map met een vergelijkbare naam.
• Open uw e-mailprogramma en zoek ook naar genealogiegerelateerde e-mails. Deze zijn vaak eenvoudiger te organiseren als u ze kopieert en in een tekstverwerkingsdocument of genealogiesoftware plakt.

Nadat u uw digitale genealogiebestanden hebt gevonden, heeft u een aantal keuzes. U kunt ervoor kiezen om ze op hun oorspronkelijke locaties te laten staan ​​en een organisatielogboek te maken om de bestanden bij te houden, of u kunt ze kopiëren of naar een meer centrale locatie verplaatsen.
 

Log uw digitale genealogiebestanden

Als u uw bestanden liever op hun oorspronkelijke locatie op uw computer achterlaat, of als u alleen van het supergeorganiseerde type bent, is een logboek wellicht de juiste keuze. Dit is een eenvoudige methode om te onderhouden, omdat u zich geen zorgen hoeft te maken over waar dingen op uw computer terechtkomen - u noteert het gewoon. Een digitaal bestandslogboek helpt het proces van het lokaliseren van een bepaalde foto, een gedigitaliseerd document of een ander genealogisch bestand te vereenvoudigen.

Gebruik de tabelfunctie in uw tekstverwerkingsprogramma of een spreadsheetprogramma zoals Microsoft Excel om een ​​logboek voor uw genealogiebestanden te maken. Neem kolommen op voor het volgende:

• bestandsnaam (inclusief de extensie) en datum
• locatie op uw computer
• een korte beschrijving van het bestand
• namen van de primaire persoon (personen) of geografische gebieden in het bestand
• fysieke locatie van het originele document of de originele foto (indien van toepassing).

Als u een back-up van uw digitale bestanden maakt op dvd, USB-station of andere digitale media, neem dan de naam / het nummer en de fysieke locatie van die media op in de kolom met de bestandslocatie.
 

Reorganiseer de bestanden op uw computer

Als een bestandslogboek te moeilijk is om bij te houden of niet aan al uw behoeften voldoet, is een andere methode om uw digitale genealogiebestanden bij te houden, ze fysiek te reorganiseren op uw computer. Als u er nog geen hebt, maakt u een map met de naam Genealogie of Familieonderzoek om al uw genealogische bestanden te bevatten. Ik heb de mijne als submap in mijn map Documenten (ook geback-upt naar mijn Dropbox-account). Onder de map Genealogie kunt u submappen maken voor plaatsen en achternamen die u onderzoekt. Als u een bepaald fysiek archiveringssysteem gebruikt, wilt u misschien dezelfde organisatie op uw computer volgen. Als u een groot aantal bestanden onder een bepaalde map hebt, kunt u ervoor kiezen om een ​​ander niveau van submappen te maken, geordend op datum of documenttype. Ik heb bijvoorbeeld een map voor mijn OWENS-onderzoek. In deze map heb ik een submap voor foto's en submappen voor elke provincie waarin ik deze familie onderzoek. Binnen de provinciale mappen heb ik submappen voor recordtypen, evenals een hoofdmap "Research" waar ik mijn onderzoeksnotities bijhoud. De genealogiemap op uw computer is ook een goede plek om een ​​reservekopie van uw genealogiesoftware te bewaren, hoewel u ook een extra reservekopie offline moet houden.

Door uw genealogische bestanden op één centrale locatie op uw computer te bewaren, maakt u het gemakkelijker om snel belangrijk onderzoek te vinden. Het vereenvoudigt ook de back-up van uw genealogiebestanden.
 

Gebruik software die is ontworpen voor organisatie

Een alternatief voor de doe-het-zelf-methode is om een ​​programma te gebruiken dat is ontworpen voor het organiseren van computerbestanden.

Clooz 
Clooz is een organisatieprogramma dat specifiek is ontworpen voor genealogen en wordt aangekondigd als een 'elektronische archiefkast'. De software bevat sjablonen voor het invoeren van informatie uit een verscheidenheid aan standaard genealogische documenten, zoals volkstellingen, foto's, correspondentie en andere genealogische records. U kunt desgewenst een digitale kopie van de originele foto of het originele document importeren en bijvoegen. Rapporten kunnen worden gegenereerd om alle documenten in Clooz te tonen voor een specifiek individu of recordtype.

Fotoalbumsoftware 
Als uw digitale foto's verspreid zijn over uw computer en op een verzameling dvd's of externe schijven, kan een digitale foto-organizer zoals Adobe Photoshop Elements of Google Photos te hulp schieten. Deze programma's scannen uw harde schijf en catalogiseren elke foto die daar te vinden is. Sommige hebben ook de mogelijkheid om foto's op andere computers in het netwerk of externe schijven te catalogiseren. De organisatie van deze afbeeldingen varieert van programma tot programma, maar de meeste organiseren de foto's op datum. Met de functie "trefwoord" kunt u "tags" toevoegen aan uw foto's - zoals een specifieke achternaam, locatie of trefwoord - zodat u ze op elk gewenst moment gemakkelijk kunt vinden. Mijn grafsteenfoto's zijn bijvoorbeeld getagd met het woord "begraafplaats", plus de naam van de specifieke begraafplaats, de locatie van de begraafplaats en de achternaam van het individu. Dit geeft me vier verschillende manieren om gemakkelijk dezelfde foto te vinden.

Een laatste manier van organiseren voor digitale bestanden is om ze allemaal in uw genealogische softwareprogramma te importeren. Foto's en gedigitaliseerde documenten kunnen aan veel stamboomprogramma's worden toegevoegd via een plakboekfunctie. Sommige kunnen zelfs als bron worden bijgevoegd. E-mails en tekstbestanden kunnen worden gekopieerd en in het notitieveld worden geplakt voor de personen waartoe ze behoren. Dit systeem is leuk als je een kleine stamboom hebt, maar kan een beetje omslachtig worden als je een groot aantal documenten en foto's hebt die op meerdere personen van toepassing zijn.

Het maakt niet uit welk organisatiesysteem u kiest voor uw computer genealogische bestanden, de kunst is om het consequent te gebruiken. Kies een systeem en houd u eraan en u zult nooit meer problemen ondervinden om een ​​document te vinden. Nog een laatste voordeel van digitale genealogie - het helpt een deel van de papierrommel te elimineren!