Hoe een klachtenbrief te schrijven

Hier is een project dat je laat kennismaken met brainstormen en je leert oefenen in groepsschrijven. Je gaat samen met drie of vier andere schrijvers een klachtenbrief opstellen (ook een claimbrief genoemd).

Overweeg verschillende onderwerpen

Het beste onderwerp voor deze opdracht is er een waar jij en de andere leden van je groep echt om geven. U kunt schrijven naar de supervisor van de eetzaal om te klagen over de kwaliteit van het eten, naar een instructeur om te klagen over zijn of haar beoordelingsbeleid, naar de gouverneur om te klagen over bezuinigingen op het onderwijsbudget - welk onderwerp de leden van uw groep ook vinden interessant en de moeite waard.

Begin met het voorstellen van onderwerpen en vraag een lid van de groep om ze op te schrijven zodra ze worden gegeven. Stop niet op dit punt om de onderwerpen te bespreken of te evalueren: bereid eenvoudig een lange lijst met mogelijkheden voor.

Kies een onderwerp en brainstorm

Nadat u een pagina met onderwerpen hebt gevuld, kunt u onderling beslissen over welke pagina u wilt schrijven. Bespreek vervolgens de punten die volgens u in de brief moeten worden genoemd.

Nogmaals, laat een lid van de groep deze suggesties bijhouden. In uw brief moet het probleem duidelijk worden uitgelegd en moet worden aangegeven waarom uw klacht serieus moet worden genomen.

In dit stadium kunt u ontdekken dat u aanvullende informatie moet verzamelen om uw ideeën effectief te ontwikkelen. Vraag in dat geval een of twee leden van de groep om wat fundamenteel onderzoek te doen en hun bevindingen terug te brengen naar de groep.

Een brief opstellen en herzien

Kies na het verzamelen van voldoende materiaal voor uw klachtenbrief een lid om een ​​ruwe schets op te stellen. Wanneer dit is voltooid, moet het concept worden voorgelezen, zodat alle leden van de groep manieren kunnen aanbevelen om het te verbeteren door middel van revisie. Elk groepslid moet de gelegenheid krijgen om de brief te herzien volgens de suggesties van de anderen.

Als leidraad voor uw herziening, wilt u misschien de structuur van de volgende voorbeeldbrief bestuderen. Merk op dat de brief drie afzonderlijke delen heeft:

• Een invoering dat duidelijk het onderwerp van de klacht identificeert.
• EEN hoofdgedeelte dat (a) de aard van de klacht duidelijk en specifiek verklaart, en (b) de lezer alle informatie verstrekt die nodig is om een ​​passend antwoord te geven.
• EEN conclusie dat duidelijk aangeeft welke acties nodig zijn om het probleem op te lossen.

Annie Jolly
110-C Woodhouse Lane
Savannah, Georgië 31419
1 november 2007
Mr. Frederick Rozco, president
Rozco Corporation
14641 Peachtree Boulevard
Atlanta, Georgia 303030
Geachte heer Rozco:
Op 15 oktober 2007 bestelde ik als reactie op een speciale televisie-aanbieding een Tressel Toaster bij uw bedrijf. Het product kwam op 22 oktober, blijkbaar onbeschadigd, binnen. Toen ik diezelfde avond echter probeerde de Tressel Toaster te bedienen, vond ik het jammer dat het niet voldeed aan je claim om "snel, veilig, professioneel haar- styling." In plaats daarvan heeft het mijn haar ernstig beschadigd.
Nadat ik de instructies had gevolgd om "de broodrooster uit de buurt van andere apparaten op een droge toonbank te plaatsen" in mijn badkamer, heb ik de stalen kam geplaatst en 60 seconden gewacht. Toen haalde ik de kam uit de broodrooster en volgde de instructies voor een "Venusiaanse krul", de hete kam door mijn haar. Na slechts een paar seconden rook ik echter brandend haar en dus zette ik de kam onmiddellijk terug in de broodrooster. Toen ik dit deed, kwamen er vonken uit de uitlaat. Ik stak mijn hand uit om de broodrooster los te koppelen, maar ik was te laat: er was al een lont doorgebrand. Enkele minuten later, na het vervangen van de lont, keek ik in de spiegel en zag dat mijn haar op verschillende plekken was geschroeid.
Ik stuur de Tressel Toaster terug (samen met de ongeopende fles Un-Do Shampoo) en ik verwacht een volledige terugbetaling van $ 39,95, plus $ 5,90 voor verzendkosten. Bovendien voeg ik een bonnetje toe voor de pruik die ik heb gekocht en die ik moet dragen tot het beschadigde haar uitgroeit. Stuur me een cheque van $ 303,67 ter dekking van de terugbetaling voor de Tressel Toaster en de kosten van de pruik.
vriendelijke groet,
Annie Jolly

Merk op hoe de schrijver haar klacht heeft afgeleverd met feiten in plaats van emoties. De brief is stevig en direct, maar ook respectvol en beleefd.

Uw brief herzien, bewerken en proeflezen

Nodig een lid van uw groep uit om uw klachtenbrief hardop voor te lezen en erop te reageren alsof hij of zij deze zojuist per post heeft ontvangen. Klinkt de klacht terecht en is het de moeite waard om serieus te nemen? Vraag in dat geval de leden van de groep om de brief een laatste keer te herzien, te bewerken en te proeflezen, waarbij u de volgende checklist als leidraad gebruikt:

• Volgt uw brief het standaardformaat dat in het bovenstaande voorbeeld wordt getoond??
• Bestaat uw brief uit een inleiding, een hoofdtekst en een conclusie?
• Geeft uw inleidende paragraaf duidelijk aan waar u over klaagt?
• Geeft uw lichaamsparagraaf de aard van de klacht duidelijk en specifiek weer??
• Heeft u de lezer in de hoofdtekst alle benodigde informatie gegeven om effectief op uw klacht te kunnen reageren?
• Heb je je klacht kalm en duidelijk overgebracht, vertrouwend op feiten in plaats van emoties?
• Heb je de informatie in je lichaamsparagraaf duidelijk georganiseerd, zodat de ene zin logisch naar de volgende leidt?
• Hebt u in uw conclusie duidelijk aangegeven welke actie (s) u wilt dat uw lezer onderneemt??
• Heb je de brief aandachtig gelezen??