Hoe u geen klachtenbrief kunt schrijven

Lees de volgende claimbrief alsof u in staat bent om de klacht van de schrijver te behandelen. Reageer vervolgens zorgvuldig op de vragen die op de brief volgen.

Klachtenbrief: de heer E. Mann's Probleem met de DooDad Plus

Mr. E. Mann
345 Brooklawn Drive
Savannah, Georgië 31419
7 juli 2016
President
Huis van Thingamajigs
160 Prospect Street
Savannah, Georgië 31410
ONDERWERP: Defecte producten en inferieure service
Geachte heer of mevrouw de president:
¹ Ik schrijf deze brief omdat ik nergens kon komen door met de manager van uw winkel te praten. Blijkbaar heeft ze nooit gehoord van het oude gezegde: "De klant heeft altijd gelijk."
² Het begon allemaal in mei toen ik de DooDad Plus terugbracht naar uw afdeling 'klantenservice' omdat er een onderdeel ontbrak. (Ik veronderstel niet dat je ooit hebt geprobeerd een DooDad Plus te monteren, maar het kan gewoon niet zonder alle onderdelen.) Deze kerel in klantenservice was niet bepaald het scherpste mes in de lade, maar hij besteedde ongeveer een half uur tikken op zijn computer en vertelde me uiteindelijk dat het ontbrekende onderdeel binnen drie tot vijf dagen uit het magazijn zou moeten aankomen. Drie tot vijf dagen-zeker.
³ Hier is het juli en het ding is nog steeds niet op komen dagen. De zomer is half voorbij en ik heb nog steeds geen kans gehad om mijn DooDad Plus te gebruiken. Ik ben de afgelopen twee maanden ongeveer een miljoen keer naar je afdeling 'klantenservice' geweest, en elke keer dat iemand op de computer tikt en glimlacht en zegt dat het ontbrekende onderdeel 'onderweg naar het magazijn' is. Waar tarnation is dit magazijn-Kandahar?
⁴ Dus vandaag ging ik naar je zogenaamde winkel en sleepte de zogenaamde manager uit haar koffiepauze om uit te leggen dat ik het opgaf. Ik wilde alleen mijn geld terug. (Trouwens, het blijkt dat ik een DooDad Plus van Lowe's kan krijgen voor tien dollar minder dan wat ik je heb betaald. Ha!) Dus wat vertelt deze dame mij? Dat het "tegen winkelbeleid" is om mijn geld terug te betalen omdat ik het pakket al had geopend en de DooDad begon te assembleren!
⁵ Dit is krankzinnig! Ik heb je al gemeld bij het Better Business Bureau. Wat ga je eraan doen??
vriendelijke groet,
Mr. E. Mann

vragen

1. Houd rekening met het advies in het artikel Een klachtenbrief schrijven en leg uit wat er mis is met de algemene toon van de brief van de heer E. Mann. Hoe zou de toon van de schrijver zijn schijnbare doel bij het schrijven van de brief kunnen ondermijnen?
2. Welke informatie in deze brief moet waarschijnlijk worden weggelaten omdat deze niet direct relevant is voor de klacht van de schrijver?
3. Een deel van de informatie die doorgaans wordt verstrekt in de eerste alinea van een effectieve klacht ontbreekt in de inleiding van de heer E. Mann. Welke nuttige informatie ontbreekt?
4. Bied een kritiek op de lichaamsparagrafen in de brief van de heer E. Mann. Welke nuttige informatie ontbreekt? Welke onnodige informatie verhult zijn bewering?
5. Een deel van de informatie die doorgaans wordt verstrekt in de laatste alinea van een effectieve klacht ontbreekt in de conclusie van de heer E. Mann. Welke nuttige informatie ontbreekt?
6. Op basis van uw antwoorden op de bovenstaande vragen, herzien de brief van de heer E. Mann, de toon wijzigen, de claim verduidelijken en onnodige details weglaten.