Genealogie Correspondentie 101

U kunt de informatie niet vinden op internet en hebt geen tijd of geld om het gerechtsgebouw te bezoeken. Geen probleem! Als u de postdienst gebruikt om documenten, gegevens en andere informatie over uw gezin op te vragen, kunt u uren tijd besparen. Overlijdensberichten van de bibliotheek, geboortecertificaten van het vitale archief, testamenten van het gerechtsgebouw en huwelijken van de kerk zijn slechts enkele van de vele documenten die per post beschikbaar zijn.

Wat zijn het onderzoeksverzoekbeleid?

De kunst om per post informatie te verzamelen is om bekend te raken met de archieven en het beleid van de archieven en repositories in het gebied waar uw voorouders woonden. Vragen die u moet stellen voordat u per post om kopieën vraagt, zijn onder meer:

• Kunnen fotokopieën van documenten per post worden verzonden?
• Welke records zijn beschikbaar? Voor welke tijdsperioden?
• Zijn de records geïndexeerd?
• Kunnen indexen voor een bepaalde achternaam per post worden verkregen?
• Wat zijn de kosten voor het verkrijgen van kopieën?
• Zijn er extra kosten voor het aanvragen van kopieën per post voor persoonlijk bezoek?
• Welke betaalmethoden worden geaccepteerd?
• Kunnen verzoeken worden gefaxt of gemaild?
• Is een volledige vermelding (exacte naam, datum, enz.) Vereist, of kunnen zoekopdrachten worden uitgevoerd?
• Wat is de gemiddelde doorlooptijd voor genealogische aanvragen?

Indexen zijn Key

Om het gemakkelijker te maken genealogische records per e-mail aan te vragen, helpt het om eerst toegang te krijgen tot gepubliceerde indexen. Indexen maken het gemakkelijk om uw achternaam te vinden, te controleren op andere mogelijke familieleden in het gebied en mogelijke spellingsvariaties te verkennen. Hiermee kunt u ook eenvoudig specifieke documenten aanvragen met een vermelding van volume en pagina- of certificaatnummer. Veel faciliteiten beschikken niet over de middelen om genealogisch onderzoek uit te voeren, maar de meeste geven graag kopieën van documenten wanneer ze de specifieke broninformatie ontvangen die via de index is verkregen.

Veel landdaden, vitale gegevens, immigratieregisters en testamenten zijn geïndexeerd en kunnen op microfilm worden verkregen via uw lokale Family History Center of online via FamilySearch. U kunt ook rechtstreeks naar de faciliteit schrijven (zoals een aktiekantoor) en kopieën van indexen aanvragen voor een specifieke achternaam of tijdsperiode. Niet alle repositories bieden deze service echter.

Correspondeer met vertrouwen

Tenzij u van plan bent om slechts één verzoek te verzenden, is het handig om een ​​formulier te gebruiken, een correspondentielogboek, om u te helpen bij het bijhouden van de verzoeken die u verzendt, de antwoorden die u ontvangt en de informatie die u hebt verkregen. Gebruik het correspondentielogboek om de datum van uw aanvraag, de naam van de persoon of archieven waarmee u correspondeert, en de gevraagde informatie te registreren. Wanneer u een antwoord ontvangt, noteert u de datum en de ontvangen informatie.

Houd uw verzoeken kort en bondig wanneer u per post om informatie en documenten vraagt. Probeer niet om meer dan één of twee records per transactie te vragen, tenzij u van tevoren contact hebt opgenomen met de persoon die uw verzoek behandelt. Sommige faciliteiten vereisen dat elk individueel verzoek in een afzonderlijke transactie wordt afgehandeld, terwijl anderen graag twee dozijn documenten voor u kopiëren. Voeg betaling toe, indien nodig, samen met uw brief. Als betaling niet vereist is, is het altijd leuk om een ​​donatie aan te bieden. Vooral bibliotheken, genealogische verenigingen en kerken waarderen dit gebaar. Sommige repositories kunnen u een factuur sturen na ontvangst van uw eerste verzoek, op basis van het werkelijke aantal fotokopieën dat vereist is voor de documenten die u hebt aangevraagd. In de meeste gevallen moet u de betaling verzenden voordat u de kopieën ontvangt.

Tips om een ​​antwoord te garanderen

Voor de beste kansen om een ​​succesvol antwoord op uw verzoeken aan te moedigen:

• Houd uw brief kort en eenvoudig. Geef aan welke informatie u nodig hebt en neem alleen de achtergrondinformatie op die iemand kan helpen het antwoord op uw verzoek te vinden.
• Gebruik alternatieve spelling van namen, bijnamen, enz. Waaronder records kunnen worden gevonden.
• Neem altijd een zelf geadresseerde, gefrankeerde envelop (SASE) op
• Vermeld uw naam en adres op de brief, evenals de SASE
• Vermeld uw e-mailadres en telefoonnummer bij uw brief. Hierdoor kan de persoon die uw verzoek behandelt, snel contact met u opnemen als ze vragen hebben.
• Wees beleefd en hoffelijk. "Alsjeblieft" en "dank je" gaat een lange weg.
• Controleer uw brief voor grammatica en spelling, zorg ervoor dat uw verzoek gemakkelijk te begrijpen is en dat u nauwkeurige namen, datums en plaatsen hebt opgenomen.
• Bewaar een kopie van uw brief, tenminste totdat u een antwoord ontvangt, en noteer deze in uw correspondentielogboek.

Veel van uw genealogisch onderzoek kan met succes per post worden uitgevoerd, zolang u uw huiswerk doet, beleefd en attent bent in al uw correspondentie en uw resultaten goed bijhoudt. Goede jacht!