Zakelijk schrijven claimbrieven

Een claimbriefis een overtuigende brief die door een klant naar een bedrijf of bureau wordt gestuurd om een ​​probleem met een product of dienst te identificeren en kan ook een klachtenbrief worden genoemd. 

Doorgaans wordt een claimbrief geopend (en soms afgesloten) met een verzoek om aanpassingen, zoals een terugbetaling, vervanging of betaling voor schadevergoeding, hoewel een hartelijke openingsparagraaf over de transactie of het product de voorkeur kan hebben.

Als methode voor zakelijk schrijven worden claimbrieven verzonden als een juridisch bindende vorm van communicatie die als bewijs kan dienen als een claim voor de rechter wordt gebracht. In de meeste gevallen is een rechtszaak niet vereist omdat de zakelijke ontvanger doorgaans een antwoord opstelt in de vorm van een aanpassingsbrief, waarmee de claim wordt geregeld.

Hoofdelementen van een claimbrief

De meeste zakelijke professionals en wetenschappers zijn het erover eens dat een basisbrief vier kernelementen moet bevatten: een duidelijke verklaring van de klacht, een verklaring van welke strijd dit heeft veroorzaakt of de verliezen die hierdoor zijn geleden, een beroep op eerlijkheid en eerlijkheid en een verklaring van wat u in ruil daarvoor een billijke aanpassing zou overwegen.

Nauwkeurigheid in de uitleg is cruciaal voor het snel en effectief afwikkelen van de claim, dus een claimschrijver moet zoveel details verstrekken over het defect van een product of de ontvangen fout in de service, inclusief datum en tijd, het bedrag is kosten en ontvangst of bestelling nummer en alle andere details die helpen bepalen wat er precies is misgegaan.

Het ongemak dat deze fout heeft veroorzaakt en een beroep op de menselijkheid en het mededogen van de lezer zijn even belangrijk om te krijgen wat de schrijver uit de claim wil halen. Dit biedt de lezer de motivatie om snel op het verzoek van de schrijver in te gaan om de situatie recht te zetten en de klant als klant te behouden.

Als R.C. Krishna Mohan schrijft in "Bedrijfscorrespondentie en rapport schrijven" dat "om een ​​snelle en bevredigende reactie te krijgen, gewoonlijk een claimbrief wordt geschreven aan het hoofd van de eenheid of de afdeling die verantwoordelijk is voor de fout." 

Tips voor een effectieve brief

De toon van de brief moet op een zakelijk casual niveau worden gehouden, zo niet zakelijk formeel, om het verzoek professioneel te houden. Bovendien moet de schrijver de klacht in de veronderstelling opnemen dat het verzoek bij ontvangst wordt ingewilligd.

L. Sue Baugh, Maridell Fryar en David A. Thomas schrijven in "Hoe u eersteklas zakelijke correspondentie schrijft" dat u "uw claim nauwkeurig en tactvol moet indienen" en dat het het beste is om "bedreigingen, beschuldigingen of versluierde te vermijden" hints over wat u zult doen als de kwestie niet snel wordt opgelost. "

Vriendelijkheid gaat een lange weg in de wereld van de klantenservice, dus het is beter om een ​​beroep te doen op de mensheid van de ontvanger door te verklaren hoe het probleem jou persoonlijk heeft getroffen in plaats van te dreigen om het bedrijf te boycotten of de naam te belasteren. Er gebeuren ongelukken en er worden fouten gemaakt - er is geen reden om onbeschaamd te zijn.