De rol van een ontvanger in duidelijke, effectieve communicatie is belangrijk

In het communicatieproces is de "ontvanger" de luisteraar, lezer of waarnemer, dat wil zeggen het individu (of de groep personen) tot wie een bericht is gericht. De ontvanger wordt ook wel het "publiek" of de decoder genoemd.

De persoon die een bericht in het communicatieproces initieert, wordt de "afzender" genoemd. Simpel gezegd, een "effectief" bericht is een bericht dat wordt ontvangen op de manier die de afzender bedoelde. Aan beide uiteinden kunnen problemen optreden die verhinderen dat het beoogde bericht de ontvanger bereikt.

De boodschap en mogelijke problemen

Paige stelt bijvoorbeeld Bill mondeling een vraag. De boodschap reist door de lucht, het "kanaal" naar Bills oren. Hij reageert. Paige is de afzender, de vraag is de boodschap en Bill is de ontvanger en geeft Paige feedback door de vraag te beantwoorden.

Er bestaan ​​ontelbare gebieden en wegen waar problemen zouden kunnen ontstaan, zelfs in deze korte uitwisseling. Als Paige fluistert, kan Bill het misschien niet horen. Misschien hoort hij er maar een deel van en beantwoordt hij een vraag die niet echt werd gesteld, en is Paige dus in de war. Misschien is er achtergrondgeluid of is de vraag niet duidelijk. Als Bill door iets wordt afgeleid en niet oplet, mist hij misschien enkele woorden en reageert hij ongepast, of mist hij de vraag helemaal, zodat de uitwisseling opnieuw moet beginnen. Als hij niet naar Paige kijkt wanneer zij de vraag stelt, zou hij elke lichaamstaal missen die een subtekst voor de vraag zou bieden.

Als Paige een e-mail of sms-bericht naar Bill verzendt, kunnen er problemen ontstaan ​​omdat Bill de lichaamstaal of de stem van Paige niet kan interpreteren, wat informatie aan het bericht zou kunnen toevoegen. Autocorrectie heeft mogelijk fouten in de tekst geplaatst of een ontbrekend vraagteken kan een vraag een uitspraak doen lijken.

Dit zijn allemaal belemmeringen voor effectieve communicatie. De mate van effectiviteit wordt bepaald door hoeveel van de boodschap door de ontvanger wordt begrepen.

Het bericht decoderen

In het boek 'Bedrijfscommunicatie' beschrijven auteurs Carol M. Lehman en Debbie D. DuFrene het op deze manier:

"De taak van de ontvanger is om de boodschap van de afzender, zowel verbale als non-verbale, met zo min mogelijk vervorming te interpreteren. Het proces van het interpreteren van de boodschap staat bekend als decoderen. Omdat woorden en non-verbale signalen verschillende betekenissen hebben voor verschillende mensen, kunnen talloze problemen optreden op dit punt in het communicatieproces:

"De afzender codeert onvoldoende de oorspronkelijke boodschap met woorden die niet aanwezig zijn in de vocabulaire van de ontvanger; ambigue, niet-specifieke ideeën; of non-verbale signalen die de ontvanger afleiden of de verbale boodschap tegenspreken.

• De ontvanger wordt geïntimideerd door de positie of autoriteit van de afzender, wat resulteert in een spanning die een effectieve concentratie op de boodschap voorkomt en het niet vragen om de benodigde opheldering.
• De ontvanger stelt het onderwerp voor als te saai of moeilijk te begrijpen en probeert de boodschap niet te begrijpen.
• De ontvanger is kortzichtig en staat niet open voor nieuwe en andere ideeën.

"Met het oneindige aantal storingen dat mogelijk is in elke fase van het communicatieproces, is het inderdaad een wonder dat er ooit effectieve communicatie plaatsvindt."

Zelfs de omgeving of de emotionele toestand van de ontvanger kan de decodering van het bericht beïnvloeden, bijvoorbeeld afleiding in de kamer, ongemak van de kant van de ontvanger of stress of angst waardoor de ontvanger een subtekst kan invoegen die de afzender niet van plan was . Kennis van sociale of culturele contexten kan de ontvanger belemmeren signalen op te vangen of ook adequaat te reageren. Relationele contexten kunnen ook een bericht kleuren, omdat berichten van goede vrienden anders kunnen worden ontvangen dan een bericht van een werkbegeleider.

Het belang van feedback

Als het voor de afzender niet duidelijk is dat er begrip is opgetreden bij de ontvanger, gaat de communicatie verder, bijvoorbeeld via vervolgvragen van een van beide partijen, verdere discussie of de afzender geeft voorbeelden, herformuleert de informatie of andere middelen om verduidelijking om de zender en ontvanger op dezelfde zogenaamde "golflengte" te krijgen. In een presentatie kan de afzender grafieken of afbeeldingen weergeven om een ​​punt duidelijker te maken voor het publiek of de lezer.

Hoe meer signalen en kanalen de ontvanger heeft en openstaat voor ontvangst, is vaak beter; het kan bijvoorbeeld gemakkelijk zijn om een ​​toon of subtekst verkeerd te interpreteren in een e-mail of sms-bericht, terwijl datzelfde bericht duidelijk doorkomt als de ontvanger de stem van de persoon hoort of met hem persoonlijk spreekt. 

In het boek 'Planning, implementatie en evaluatie van gerichte communicatieprogramma's' merken auteurs Gary W. Selnow en William D. Crano op dat lichaamstaal en toon niet alleen communicatie van de kant van de afzender zijn: 'Feedback in de interpersoonlijke setting biedt een lopende account van de ontvangst van een bericht door een ontvanger. Duidelijke signalen zoals directe vragen laten zien hoe goed een ontvanger de informatie verwerkt. Maar subtiele indicatoren kunnen ook informatie bieden. Bijvoorbeeld de geeuw van een ontvanger, stilte wanneer opmerkingen worden verwacht, of uitingen van verveling suggereert dat poorten met selectieve blootstelling mogelijk in werking zijn. "