10 bewerkingstips voor zakelijke schrijvers

Net als het leven zelf, kan schrijven soms rommelig, frustrerend en moeilijk. Maar u kunt uw werkende leven een beetje gemakkelijker maken door deze principes te bewerken. Het is eenvoudig: of u nu een e-mail met twee regels of een rapport van 10 pagina's schrijft, anticipeer op de behoeften van uw lezers en onthoud de vier C's: wees duidelijk, beknopt, attent en correct.

Gebruik deze 10 snelle tips om te leren hoe:

1. Neem de 'jij-houding' aan.

Dit betekent dat je naar een onderwerp kijkt vanuit het perspectief van je lezers, waarbij je de nadruk legt op wat ze willen of moeten weten.

• Voorbeeld: Ik heb gevraagd om uw bestelling vandaag te verzenden.
• Herziening: U ontvangt uw bestelling uiterlijk woensdag.

2. Focus op de echt onderwerpen.

Begraaf een sleutelwoord niet door het in een zin te laten vallen die op een zwak onderwerp volgt.

• Voorbeeld: De implementatie van de nieuwe marketingcampagne begint op 1 juni.
• Herziening: De nieuwe marketingcampagne begint op 1 juni.

3. Schrijf actief, niet passief.

Waar het geschikt is, plaats je onderwerp naar voren en maak het Doen iets. De actieve stem over het algemeen werkt beter dan het passieve omdat het directer, beknopter en gemakkelijker te begrijpen is. (Maar niet altijd.)

• Voorbeeld: Uw voorstel werd beoordeeld tijdens onze vergadering op 1 april en het werd onmiddellijk ingediend bij de ontwikkelaars.
• Herziening: We hebben uw voorstel op 1 april beoordeeld en onmiddellijk ingediend bij de ontwikkelaars.

4. Knip onnodige woorden en zinnen.

Wordy uitdrukkingen kunnen lezers afleiden, dus snijd de rommel.

• Voorbeeld: Ik schrijf deze notitie omdat ik je hartelijk wil bedanken voor het organiseren van de open dag die afgelopen donderdag werd gehouden.
• Herziening: Heel erg bedankt voor het organiseren van de open dag van afgelopen donderdag.

5. Maar laat sleutelwoorden niet weg.

Zijn Doorzichtig evenals beknopt, moeten we soms toevoegen een woord of twee.

• Voorbeeld: De opslagloods is de eerste stap.
• Herziening: Het ontgrendelen van de opslagloods is de eerste stap.

6. En vergeet je manieren niet.

Hier is het zijn attent komt binnen. Als u "alsjeblieft" en "dank u" zegt wanneer u met collega's praat, neem die woorden dan ook op in uw e-mails.

• Voorbeeld: Stuur me het jargonrapport voordat je naar huis gaat.
• Herziening: Stuur me het jargonrapport voordat je naar huis gaat.

7. Vermijd verouderde uitdrukkingen.

Tenzij u ervan houdt om bedrukt in print te klinken, blijf weg van woorden en zinnen die dat zijn nooit gebruikt in gesprek- "hierbij gehecht", "dit is om u te adviseren," "volgens uw verzoek."

• Voorbeeld: Bijgaand ter referentie is een gedupliceerde versie van de bovengenoemde akte bijgevoegd.
• Herziening: Ik heb een kopie van de akte bijgevoegd.

8. Zet een kapje op de modewoorden en modewoorden.

Trendy uitdrukkingen slijten vaak snel hun welkom. Idem voor zakelijk jargon. Doe je best om te schrijven als een menselijk.

• Voorbeeld: Uiteindelijk komt het erop neer dat we de mogelijkheden voor werknemers moeten faciliteren om input te geven over best practices.
• Herziening: Laten we mensen aanmoedigen om suggesties te doen.

9. Ontstap uw modificaties.

stapelen betekent het modificeren van modificaties voor een zelfstandig naamwoord - het verbale equivalent van een file. Lange zelfstandig naamwoordreeksen kunnen een paar woorden redden, maar ze kunnen ook je lezers in verwarring brengen.

• Voorbeeld: Ruimtetelescoop breedveld planetaire camera instrumentdefinitie team grondgebaseerde opgeladen paar-apparaatcamera (vanaf Nieuwe wetenschapper, geciteerd door Matthew Lindsay Stevens in Subtiliteiten van wetenschappelijke stijl, 2007)
• Herziening: huh?

10. En natuurlijk proeflezen.

Eindelijk is er juistheid: zorg er altijd voor dat je je werk controleert, hoe goed je ook denkt te zijn bij de andere C's.

• Voorbeeld:: Als je haast hebt, kun je heel gemakkelijk woorden achterlaten.
• Herziening: Als je haast hebt, kun je heel gemakkelijk woorden weglaten.