Wat zijn zakelijke en technische rapporten?

Een rapport is een document dat informatie presenteert in een georganiseerd formaat voor een specifiek publiek en doel. Hoewel samenvattingen van rapporten mondeling kunnen worden afgeleverd, hebben complete rapporten bijna altijd de vorm van schriftelijke documenten.

In 'Contemporary Business Reports'Kuiper en Clippinger definiëren bedrijfsrapporten als "georganiseerde, objectieve presentaties van observaties, ervaringen of feiten die worden gebruikt in het besluitvormingsproces."

Sharma en Mohan definiëren een technisch rapportals 'een schriftelijke verklaring van de feiten van een situatie, project, proces of test; hoe deze feiten zijn vastgesteld; hun betekenis; de conclusies die daaruit zijn getrokken; en [in sommige gevallen] de aanbevelingen die worden gedaan' in "Zakelijke correspondentie en rapportage."

Typen rapporten zijn onder meer memo's, notulen, laboratoriumrapporten, boekrapporten, voortgangsrapporten, verantwoordingsrapporten, nalevingsrapporten, jaarverslagen en beleid en procedures.

Waarnemingen

H. Dan O'Hair, James S. O'Rourke en Mary John O'Hair, "Bedrijfscommunicatie: een raamwerk voor succes"

"Rapporten kunnen vier verschillende, en soms gerelateerde, functies vervullen. Ze kunnen worden gebruikt als controles om ervoor te zorgen dat alle afdelingen goed werken, informatie geven, een analyse geven en anderen overhalen om op te treden."

Kenmerken van effectieve rapporten

Shirley Kuiper en Dorinda Clippinger, "Contemporary Business Reports"

"Effectieve rapporten worden door de lezer begrepen zoals de schrijver het bedoeld heeft, en ze beïnvloeden de lezer om te handelen zoals de schrijver het wenst. De doelstellingen van de schrijver worden hoogstwaarschijnlijk bereikt als ze overeenkomen met de behoeften en doelstellingen van de lezer. Een effectief rapport is empathisch, nauwkeurig, volledig, beknopt en duidelijk. Bovenal presenteert een effectief rapport ethisch informatie. "

Warren Buffet over communiceren met een publiek

Warren Buffet, voorwoord van "A Plain English Handbook"

"Een onoriginele maar nuttige tip: schrijf met een specifieke persoon in gedachten. Bij het schrijven van Berkshire Hathaway's jaarverslag, doe ik net of ik met mijn zussen praat. Ik kan me geen problemen voorstellen: hoewel ze zeer intelligent zijn, zijn ze geen experts in boekhouding of Financiën. Ze zullen gewoon Engels begrijpen, maar jargon kan ze puzzelen. Mijn doel is gewoon om ze de informatie te geven die ik zou willen dat ze me zouden leveren als onze posities werden omgekeerd. Om te slagen, hoef ik geen Shakespeare te zijn; ik moet heb echter een oprecht verlangen om te informeren. "

Lange en korte rapporten

John M. Lannon, "Technische communicatie"

"In de professionele wereld vertrouwen besluitvormers op twee brede soorten rapporten: sommige rapporten zijn voornamelijk gericht op informatie ('wat we nu doen', 'wat we vorige maand hebben gedaan', wat onze klantenenquête heeft gevonden, 'wat er op de afdelingsvergadering is gebeurd'). Maar behalve het verstrekken van informatie, bevatten veel rapporten ook analyse ('wat deze informatie voor ons betekent,' welke acties moeten worden overwogen ', wat we aanbevelen en waarom').

"Voor elk lang (formeel) rapport leiden talloze korte (informele) rapporten tot weloverwogen beslissingen over zaken als de meest comfortabele bureaustoelen om te kopen bij de beste rekruut om in te huren voor managementtraining. In tegenstelling tot lange rapporten, vereisen de meeste korte rapporten geen uitgebreide planning, zijn snel voorbereid, bevatten weinig of geen achtergrondinformatie en hebben geen voor- of eindkwestie (titelpagina, inhoudsopgave, woordenlijst, enz.) Maar ondanks hun beknoptheid bieden korte rapporten wel de informatie en analyses die de lezers nodig hebben ."

bronnen

Kuiper, Shirley. "Hedendaagse zakelijke rapporten." Dorinda Clippinger, 5e editie, Cengage Learning, 6 februari 2012.